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Monsiegesocial-Legal guide les organisations pour accomplir leurs obligations anti-blanchiment.
Vous pouvez réaliser différentes tâches avec l’outil : le dépistage de vos clients et des parties cocontractantes, la détermination de leurs profils de risque, le calcul du niveau de vigilance d’une transaction et les éventuelles notifications à la CTIF.
Enfin, l’outil vous aide aussi à élaborer le rapport annuel.

 

Toute personne soumise à l’obligation légale de lutte contre le blanchiment d’argent peut utiliser l’application Monsiegesocial-Legal sur la base d’une convention avec Monsiegesocial.  Chaque entreprise individuelle peut de cette manière obtenir l’accès. Le gérant de cette organisation enregistrée peut en outre accorder l’accès à chacun de ses collaborateurs.

 

En 1993, la loi anti-blanchiment visait l’introduction de mesures préventives à l’égard des entreprises et des personnes qui exercent une profession financière.
Cette loi a introduit l’obligation de collaborer en vue de détecter les opérations suspectes soupçonnées d’être liées au blanchiment de capitaux d’origine suspecte ou criminelle.

Il s’est avéré par la suite que des professions non financières étaient également confrontées à des cas de blanchiment d’argent noir dans l’économie légale.

Pour répondre à l’inventivité de certains criminels, les professions non financières ont été soumises également à l’application de la loi anti-blanchiment.

Le règlement anti-blanchiment a pour objectif de reprendre, dans un seul document, les obligations déjà existantes pour les agents immobiliers en clarifiant la réglementation existante, comme par exemple la description des pièces justificatives concernant l’identification du client.

Même si la majorité des obligations existaient déjà, on observe quand même un certain nombre de nouveautés çà et là, comme l’élaboration d’une politique d’acceptation des clients et la rédaction d’un rapport annuel.

L’outil Monsiegesocial-Legal aide toutes les personnes qui sont soumises à la législation anti-blanchiment à accomplir ces obligations anti-blanchiment.

 

Monsiegesocial-Legal est disponible en français et en néerlandais.
Pour changer de langue, cliquez sur “FR” ou “NL” en haut de l’écran et sélectionnez la langue de votre choix.
La langue sélectionnée sera retenue pour votre prochaine visite.

 

 

 

Vous pouvez trouver plus d’informations à propos de la loi anti-blanchiment auprès du SPF économie BWA.

 

 

L’outil Monsiegesocial-Legal vous guidera dans le dépistage de vos clients et des parties cocontractantes et vous conseillera dans la politique d’acceptation des clients.

Vous pouvez consulter le niveau de vigilance (profil de risque) de vos clients et des parties cocontractantes.

Enfin, vous pouvez combiner les parties concernées dans une transaction et calculer le niveau de vigilance (profil de risque) de cette transaction.

Le calcul des niveaux de vigilance est réalisé au moyen d’un “assistant” qui vous pose les questions adéquates et vous permet d’ajouter, étape par étape, les pièces justificatives nécessaires.

L’outil ne vous montre que les questions qui trouvent à s’appliquer. Comme vous le verrez, la plupart des réponses doit simplement être cochée. De cette manière, vous pouvez remplir vos obligations rapidement et facilement.

Quand l’outil vous recommande une vigilance accrue, vous pouvez immédiatement déclarer le client, la partie cocontractante ou la transaction concerné(e).

Le responsable anti-blanchiment peut évaluer chaque déclaration faite par ses collaborateurs d’agence et éventuellement déclarer à la CTIF (Cellule de traitement des informations financières). Le collaborateur d’agence et le responsable anti-blanchiment peuvent suivre le statut des éventuelles déclarations sur une page dédiée aux déclarations.

Toutes les actions qui sont posées dans l’outil Monsiegesocial-Legal restent consultables digitalement. A travers une simple recherche, vous retrouverez immédiatement le client, la partie cocontractante ou la transaction concerné(e). Afin d’accomplir les obligations anti-blanchiment, tout sera conservé pendant au moins 10 ans après que votre relation avec le client ou la partie cocontractante ait pris fin.

 

Il y a deux types d’utilisateurs dans l’outil Monsiegesocial-Legal : les collaborateurs d’agence et les responsables anti-blanchiment.
Chaque collaborateur d’une organisation qui utilise l’outil, est identifié comme collaborateur d’agence.

Le collaborateur d’agence peut:

  • consulter l’aperçu de tous les contacts et des transactions;
  • ajouter, identifier et calculer le profil de risque d’un contact;
  • accepter un contact;
  • créer et compléter une transaction;
  • calculer le profil de risque d’une transaction.

Au moins un responsable anti-blanchiment doit être désigné par organisation.
Le responsable anti-blanchiment dispose des mêmes droits que le collaborateur d’agence.
En plus, le responsable anti-blanchiment peut également:

  • suivre les déclarations des collaborateurs d’agence;
  • décider s’il est nécessaire ou pas de déclarer à la CTIF;
  • générer un rapport annuel.

 

Étant donné ses missions, le rôle de responsable anti-blanchiment ne peut pas être confié à n’importe qui.Le règlement anti-blanchiment prévoit que cette personne doit disposer de l’expérience professionnelle, du niveau hiérarchique et des pouvoirs qui sont nécessaires à l’exercice effectif et autonome de ces fonctions.
Pour savoir comment devenir un responsable anti-blanchiment, vous trouverez plus d’informations dans la partie “Comment devenir un responsable anti-blanchiment?”.

 

Le collaborateur d’agence commence par l’introduction de tous les contacts.
Un contact doit être créé par partie concernée. Il peut s’agir d’un contact personne physique ou une personne morale.

La première étape est l’identification.
Le contact est identifié et le dépistage du contact est exécuté.

Selon qu’il s’agit d’un contact personne physique ou personne morale, plus ou moins de renseignements devront être complétés. Le premier niveau de vigilance est calculé sur base du dépistage.

 

Le collaborateur d’agence décide lui-même s’il accepte ou refuse le contact.
Un profil de risque doit ensuite être calculé par contact.
Ce profil de risque n’est pertinent que pendant l’exécution du contrat et doit faire l’objet d’un suivi périodique. S’il s’agit d’un nouveau contact, vous pouvez sauter cette étape.

Si le profil de risque n’indique pas de vigilance accrue, vous pouvez accepter ou refuser ce profil de risque.
Si vous acceptez le profil de risque, ce profil peut alors être ajouté à une transaction.

Si le profil de risque indique qu’une vigilance accrue est nécessaire, une déclaration est envoyée au responsable anti-blanchiment.
Vous devez motiver dans la déclaration si vous voulez accepter ou refuser le profil de risque.

Le responsable anti-blanchiment doit alors décider si vous pouvez continuer à travailler avec ce contact ou si une déclaration à la CTIF est nécessaire.
Si le responsable décide qu’un profil de risque doit être déclaré à la CTIF, il faudra alors attendre la réponse de la CTIF.

Quand tous les contacts sont créés et que leurs profils de risque sont acceptés, la transaction peut alors être créée. Pour commencer, la référence et l’adresse de la transaction doivent être remplies et toutes les parties ajoutées.

Un profil de risque est également calculé pour la transaction. Pour pouvoir le consulter, la somme de 18,15 TVAC sera déduite du Wallet de l’organisation active. Après le paiement, vous recevez le niveau de vigilance de la transaction.

 

Si le profil de risque n’indique pas de vigilance accrue, le collaborateur d’agence peut terminer cette transaction en l’acceptant ou refusant.

Si le profil de risque indique qu’une vigilance accrue est nécessaire, une déclaration est envoyée au responsable anti-blanchiment.
Vous devez motiver dans la déclaration si vous voulez accepter ou refuser le profil de risque de la transaction.
Le responsable anti-blanchiment doit alors décider si la transaction peut être acceptée ou si une déclaration à la CTIF est nécessaire.
Si le responsable décide que la transaction doit être déclarée à la CTIF, il faudra alors attendre la réponse de la CTIF.

 

Lors de la création d’un contact, vous devez d’abord choisir si vous voulez introduire un contact en tant que personne physique ou personne morale (organisation).

Pour un contact personne physique, les données suivantes doivent être introduites:

  • prénom, nom de famille, lieu de naissance et date de naissance;
  • adresse, numéro, code postal et ville;
  • document d’identification du contact;
  • si le contact a été fait par un tiers introducteur d’affaires; Dans ce cas, le nature du tiers introducteur d’affaires doit aussi être complétée.
  • nationalité;
  • lieu de résidence du contact;

Pour une organisation, les données suivantes doivent être introduites:

  • numéro d’entreprise;
  • forme juridique;
  • adresse;
  • liste des administrateurs;
  • derniers statuts coordonnés ou les statuts à jour de la personne morale-cliente déposés au Greffe du Tribunal de Commerce ou publiés dans les annexes du Moniteur belge;
  • dernière publication au Moniteur belge des pouvoirs de représentation de la personne morale-cliente;
  • si le contact a été fait par un tiers introducteur d’affaires; Dans ce cas, le nature du tiers introducteur d’affaires doit aussi être complétée.
  • lieu d’établissement du contact;

 

Lors de la création d’une nouvelle transaction, vous devez introduire les données suivantes:

  • les données générales de la transaction, telles que l’adresse, les parties, la date…;
  • les questions de risque pour le calcul du niveau final de vigilance lié à un éventuel contrat avec cette partie.

 

Pour introduire une personne physique, vous avez besoin d’une preuve de son identité.
Pour introduire une organisation (personne morale), plusieurs documents sont obligatoires, à savoir:

  • les derniers statuts coordonnés ou les statuts à jour de la personne morale-cliente déposés au Greffe du Tribunal de Commerce ou publiés dans les annexes du Moniteur belge;
  • la liste des administrateurs de la personne morale-cliente et la publication de leur nomination au Moniteur belge, ou tout autre document probant permettant d’établir leur qualité d’administrateurs, tels que toute publication au Moniteur belge faisant mention de ces personnes en tant qu’administrateurs, ou les comptes annuels déposés à la Banque Nationale de Belgique;
  • la dernière publication au Moniteur belge des pouvoirs de représentation de la personne morale-cliente.

 

Le profil de risque comprend des questions auxquelles il suffit de répondre pendant l’exécution du contrat. Cette partie sera donc consultée en éditant un contact existant.

Chaque contact peut être actualisé et modifié. Pour ce faire, vous devez d’abord mettre à jour le dépistage et calculer ensuite à nouveau le profil de risque.

Lorsque vous introduisez un contact, un profil de risque ou une transaction, un niveau de vigilance est toujours publié à la fin.

Quand le niveau de vigilance pour un contact est accru, le collaborateur d’agence peut choisir lui-même s’il veut poursuivre avec ce contact ou pas.
Si vous voulez poursuivre avec un contact malgré une vigilance accrue, une notification est envoyée automatiquement à votre responsable anti-blanchiment, à titre informatif.
En tant que collaborateur d’agence, vous avez toutefois la possibilité de poursuivre avec ce contact et de calculer son profil de risque.

Lorsque vous calculez le niveau de vigilance et que la vigilance accrue est conseillée, le responsable anti-blanchiment en est automatiquement informé.
Comme collaborateur d’agence, vous pouvez envoyer un message contenant la motivation par laquelle vous voulez accepter ou refuser le contact.

Lorsque vous refusez le profil de risque d’un contact, vous ne pouvez plus continuer à travailler avec ce contact. Si vous souhaitez accepter ce profil de risque, le responsable anti-blanchiment recevra immédiatement une notification.
Un responsable anti-blanchiment doit décider si le profil de risque présentant une vigilance accrue peut être accepté ou s’il doit être déclaré à la CTIF.
Jusqu’à la décision du responsable anti-blanchiment, le collaborateur d’agence ne peut pas poursuivre avec ce profil de risque.
Si le responsable anti-blanchiment décide que le profil de risque peut être accepté, le collaborateur d’agence peut utiliser ce profil de risque dans une transaction.
Si le responsable anti-blanchiment décide qu’une déclaration à la CTIF est nécessaire, le collaborateur d’agence et le responsable anti-blanchiment doivent tous deux attendre la réponse de la CTIF.

Lorsque vous calculez le niveau de vigilance d’une transaction et que la vigilance accrue est conseillée, le responsable anti-blanchiment en est automatiquement informé.
Comme collaborateur d’agence, vous pouvez envoyer un message contenant la motivation par laquelle vous voulez accepter ou refuser la transaction.

Lorsque vous refuser le profil de risque d’un contact, vous ne plus continuer poursuivre avec cette transaction. Si vous souhaitez accepter cette transaction, le responsable anti-blanchiment recevra immédiatement une notification.
Un responsable anti-blanchiment doit décider si cette transaction présentant une vigilance accrue peut être acceptée ou si elle doit être déclarée à la CTIF.
Jusqu’à la décision du responsable anti-blanchiment, le collaborateur d’agence ne peut pas poursuivre cette transaction.
Si le responsable anti-blanchiment décide qu’une déclaration à la CTIF est nécessaire, le collaborateur d’agence et le responsable anti-blanchiment doivent tous deux attendre la réponse de la CTIF.

 

Le document d’acceptation est un résumé de votre contact.
Les parties “identification” et “dépistage” du contact y sont reprises.
Ce document est en format PDF et peut être sauvegardé ou imprimé pour être ajouté à votre dossier.

 

Quand un responsable anti-blanchiment décide qu’une déclaration à la CTIF (la Cellule de traitement des informations financières) est nécessaire, le profil de risque / la transaction est bloqué(e).
Le responsable anti-blanchiment doit attendre la réponse de la CTIF.
La CTIF analyse si votre agence immobilière peut continuer à travailler avec ce profil de risque ou poursuivre cette transaction.

 

La recherche dans Monsiegesocial-Legal s’effectue sur les pages “Contacts” et “Transactions”.

Pour rechercher des contacts, utilisez le champ de recherche sur la gauche de la page “Contacts”.

Pour rechercher des transactions, utilisez le champ de recherche sur la gauche de la page “Transactions”.

Sur la page “Contacts”, des filtres sont disponibles pour vous aider à rechercher vos contacts, à savoir :

  • Type
    • Personne physique
    • Organisation
  • Contact
    • Tous
    • Profil général
    • Profil de risque
    • Mandataire
    • Bénéficiaire
    • Sans profil
  • Statut
    • En cours de modification
    • Accepté(e)
    • Refusé(e)
    • En attente de décision

 

Sur la page “Transactions”, des filtres sont disponibles pour vous aider à rechercher vos transactions, à savoir:

  • Status
    • En cours de modification
    • Accepté(e)
    • Refusé(e)
    • En attente de décision
  • Déclaration
    • Déclarée pour accepter
    • Déclarée pour refuser
  • Déclaré à la CTIF
    • Déclarée à la CTIF
    • Acceptée par la CTIF
    • Refusée par la CTIF
    • Acceptée sans réponse de la CTIF

 

Tous les documents que vous ajoutez dans Monsiegesocial-Legal doivent être en format .doc, .docx ou .pdf.

Le prix du calcul du niveau de vigilance d’une transaction est de 15,00 € (HTVA).
Le dépistage et le calcul des profils de risque de vos contacts (clients et parties cocontractantes) sont gratuits.

Ce n’est que lorsque vous introduisez les contacts dans une transaction et que vous répondez aux questions qu’il faut payer.

Par calcul d’un niveau de vigilance d’une transaction, le solde du Wallet de l’organisation sera déduit du prix TVAC, à savoir 18,15 €.

En cliquant sur le bouton “Payer et continuer”, le montant sera automatiquement déduit du Wallet de l’organisation.

Assurez-vous que le solde du Wallet de l’organisation soit suffisant pour effectuer le paiement.