Belangrijkste punten
- Een adres voor de maatschappelijke zetel verschaffen aan een derde vennootschap is een gereglementeerde domicilieringsdienst, voorbehouden aan dienstverleners die geregistreerd zijn bij de FOD Economie (wet van 29 maart 2018).
- Uw bedrijfsadres onderverhuren zonder die registratie stelt u bloot aan het niet-toegelaten uitoefenen van een gereglementeerde activiteit, en verzwakt de geldigheid van de zetel van vennootschappen die op die manier gedomicilieerd zijn.
- Het beslissende criterium is niet het aantal vennootschappen op een adres, maar de realiteit van de bezetting en de aanwezigheid van een correcte registratie.
- Een vennootschap die verschillende entiteiten moet domiciliëren of een adres wil delen, heeft legale alternatieven: via een geregistreerde dienstverlener werken in plaats van een informele onderverhuur.
Een vennootschap die een kantoor huurt en een andere entiteit, vaak verbonden aan dezelfde bestuurder, daar ook wil laten gebruiken, vraagt zich vaak af of ze eenvoudig haar zetel-adres kan onderverhuren. Het antwoord past in één zin: de wet van 29 maart 2018 tot registratie van dienstverleners aan vennootschappen behoudt die activiteit voor aan dienstverleners die ingeschreven zijn bij de FOD Economie. Dit artikel behandelt wat dit regime precies dekt, de risico's van een informele onderverhuur en de legale oplossingen om een adres te delen.
Een derde vennootschap domiciliëren is een gereglementeerde dienst, geen gewone onderverhuur
De eerste reflex is om het delen van een adres gelijk te stellen met een gewone onderverhuur van een huurcontract, een zaak tussen verhuurder en huurder. Dat is een verkeerde kwalificatie. Een adres voor de maatschappelijke zetel verschaffen aan een vennootschap die de plaats niet echt bezet, is een domicilieringsdienst, hoe de partijen hun regeling ook noemen.
De wet van 29 maart 2018 tot registratie van dienstverleners aan vennootschappen onderwerpt die activiteit aan een voorafgaande inschrijving bij de FOD Economie, in het kader van de strijd tegen witwassen en schermvennootschappen. De geregistreerde dienstverlener moet de identiteit van elke gedomicilieerde vennootschap verifiëren en een dossier bijhouden dat raadpleegbaar is voor de overheid.
Wat een vennootschap riskeert die haar adres onderverhuurt zonder registratie
Een vennootschap die haar bedrijfsadres uitleent of onderverhuurt aan een andere entiteit, zonder geregistreerd te zijn als dienstverlener aan vennootschappen, oefent een gereglementeerde activiteit uit buiten haar wettelijk kader. De concrete gevolgen raken beide partijen bij de verrichting.
Voor de vennootschap die haar adres onderverhuurt zonder registratie, stelt de onregelmatigheid de verrichting bloot aan herkwalificatie en melding bij de bevoegde overheid. Voor de vennootschap die op die manier gedomicilieerd is, betreft het risico de geldigheid zelf van haar maatschappelijke zetel: een adres dat met geen enkele reële activiteit overeenstemt en dat niet via een correct geregistreerde dienstverlener is verlopen, kan gekwalificeerd worden als fictieve maatschappelijke zetel, met een risico op betwisting door derden of op onderzoek door de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO).
| Geregistreerde dienstverlener | Informele onderverhuur | |
|---|---|---|
| Registratie bij de FOD Economie | ||
| Identiteitscontrole van gedomicilieerde vennootschappen | ||
| Dossier raadpleegbaar voor de overheid | ||
| Risico op herkwalificatie als fictieve zetel | Uitgesloten | Mogelijk |
| Continuïteit van de dienst bij controle | Gewaarborgd | Onzeker |
Het criterium dat telt: reële activiteit, niet het aantal vennootschappen op het adres
Geen enkele tekst legt een maximumaantal vennootschappen vast dat een zetel-adres mag delen. Een erkende domicilieringsdienstverlener domicilieert legaal tientallen, zelfs honderden vennootschappen op hetzelfde bedrijfsadres, precies omdat hij geregistreerd is en de verificatieplichten opneemt die de wet hem oplegt.
Wat de aandacht van de overheid trekt, is dus niet de concentratie op zich, maar het ontbreken van verantwoording ervoor: meerdere ogenschijnlijk niet-verbonden vennootschappen gedomicilieerd bij een particulier of een niet-geregistreerde vennootschap, op een adres waar geen enkele activiteit controleerbaar is, is een profiel dat de KBO en de belastingadministratie nader kunnen onderzoeken.
De legale alternatieven om een adres te delen of meerdere vennootschappen te domiciliëren
Een vennootschap die een dochteronderneming, een zusterstructuur of een nieuwe entiteit verbonden aan dezelfde bestuurder moet domiciliëren, hoeft geen informele onderverhuur te improviseren. Er bestaan twee legale wegen, afhankelijk van de situatie.
Voor u een adres deelt tussen meerdere vennootschappen
Oefent de entiteit die het adres ontvangt er een reële activiteit uit?
Zo ja, dan kan een gedocumenteerde, echte terbeschikkingstelling van een werkplek volstaan, buiten het domicilieringsregime.
Dient het adres enkel als administratieve zetel?
Ga via een domicilieringsdienstverlener die geregistreerd is bij de FOD Economie, de enige legale weg voor dit geval.
Is de dienstverlener die u overweegt effectief geregistreerd?
Controleer zijn status in het openbaar register van de FOD Economie voor u tekent, in plaats van enkel op zijn woord te vertrouwen.
Voorziet het contract in identiteitscontrole van de gedomicilieerde vennootschap?
Een correct geregistreerde dienstverlener documenteert systematisch de identiteit en het maatschappelijk doel van de entiteiten die hij domicilieert.
Zal de KBO op de hoogte gebracht worden van de effectieve zetel?
De aangifte bij de Kruispuntbank van Ondernemingen via een erkend ondernemingsloket blijft een aparte stap, welke dienstverlener ook gekozen wordt.
Een aparte domicilieringsstructuur oprichten om meerdere vennootschappen van dezelfde groep onder te brengen is een optie, maar dat betekent dat u zichzelf moet registreren als dienstverlener aan vennootschappen, met de verificatie- en bewaringsplichten die daaruit voortvloeien. Voor de meeste bestuurders blijft werken via een al geregistreerde domicilieringsdienstverlener de eenvoudigste oplossing om meerdere entiteiten te domiciliëren zonder een van hen bloot te stellen aan een risico op herkwalificatie.
Domicilieer uw vennootschappen volledig conform de regels
Een domicilieringsdienst geregistreerd bij de FOD Economie, om een of meerdere vennootschappen onder te brengen op een echt bedrijfsadres.
Wat onderverhuur van een huurcontract onderscheidt van domiciliëring
De verwarring komt vaak voort uit het feit dat het huurrecht ook zijn eigen onderverhuurregime kent: tenzij anders bepaald, vereist het onderverhuren van een geheel of een deel van een gehuurd pand de toestemming van de verhuurder. Die regel beschermt de verhuurder, maar zegt niets over het statuut van de uiteindelijke gebruiker onder de wet van 29 maart 2018.
Beide regimes gelden samen: een vennootschap die een kantoor huurt en er een andere vennootschap wil domiciliëren, moet zowel de clausules van haar huurcontract over onderverhuur naleven, als het domicilieringsregime naleven als de gedomicilieerde entiteit er geen reële activiteit uitoefent. Beide door elkaar halen leidt tot de foutieve overtuiging dat de toestemming van de verhuurder op zich volstaat om de regeling regelmatig te maken.
Verder lezen
- Kantoorhuur of domiciliëring, om beide opties te vergelijken voor u een zetel-adres kiest.
- Een domicilieringsovereenkomst opzeggen in België, voor de stappen bij een verandering van dienstverlener.
- Het openbaar register van geregistreerde dienstverleners aan vennootschappen op de website van de FOD Economie.
