Overdracht van maatschappelijke zetel in België: procedure, kosten en KBO-formaliteiten

Belangrijkste punten

• Een overdracht van maatschappelijke zetel binnen hetzelfde taalgebied kan door het bestuursorgaan alleen worden beslist, zonder algemene vergadering (tenzij de statuten anders bepalen).
• De statuten hoeven alleen het gewest of de gemeente te vermelden, niet het volledige adres: een overdracht binnen hetzelfde gewest vereist mogelijk geen statutenwijziging.
• Het ondernemingsnummer (KBO-nummer) verandert niet na een overdracht.
• Een overdracht naar een ander taalgebied vereist een beslissing van de algemene vergadering en een wijziging van de statuten.
• De bekendmaking in het Belgisch Staatsblad en de KBO-update worden gedaan via een erkend ondernemingsloket.

Het adres van de maatschappelijke zetel van uw vennootschap wijzigen is een relatief gebruikelijke handeling: groei, locatiewijziging, kostenoptimalisering of verandering van domiciliëringsdienstverlener. De overdracht van de maatschappelijke zetel in België wordt geregeld door het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (WVV), en de procedure varieert naargelang de overdracht plaatsvindt binnen hetzelfde taalgebied of een gewestgrens oversteekt. Deze gids beschrijft de stappen, kosten en gevolgen van een overdracht van maatschappelijke zetel.

Wat de statuten zeggen over de maatschappelijke zetel

Een vaak over het hoofd gezien punt: since de hervorming van het WVV zijn de statuten van een Belgische vennootschap niet langer verplicht het volledige adres van de maatschappelijke zetel te vermelden (straat, nummer, postcode). Ze kunnen volstaan met:

• het taalgebied waar de maatschappelijke zetel gevestigd is (Frans taalgebied, Nederlands taalgebied, Duits taalgebied of tweetalig Brussels Hoofdstedelijk Gewest)
• of gewoon de gemeente waar de maatschappelijke zetel gevestigd is

Dit onderscheid is fundamenteel voor de overdrachtsprocedure. Als de statuten alleen het gewest vermelden, vereist een overdracht binnen hetzelfde gewest — zelfs van de ene stad naar een andere — geen statutenwijziging. Het bestuursorgaan (zaakvoerder of raad van bestuur) kan dit alleen beslissen, zonder een buitengewone algemene vergadering (BAV) bijeen te roepen.

Procedure naargelang het type overdracht

	Statuten vermelden alleen gewest	Statuten vermelden volledig adres
Verhuis binnen hetzelfde gewest	Geen statutenwijziging — bestuursorgaan beslist alleen	Statutenwijziging — bestuursorgaan beslist alleen (geen BAV vereist)
Verhuis naar ander gewest (zelfde taalgebied)	Statutenwijziging — bestuursorgaan beslist alleen	Statutenwijziging — bestuursorgaan beslist alleen
Wijziging van taalgebied	Specifieke procedure — raadpleeg een notaris	Specifieke procedure — raadpleeg een notaris
Bekendmaking Belgisch Staatsblad	Alleen bij statutenwijziging	Ja
KBO-update	Via ondernemingsloket	Via ondernemingsloket

Overdracht binnen hetzelfde gewest (geen statutenwijziging, of wijziging door bestuursorgaan)

Dit is het meest voorkomende geval. De zaakvoerder van een BV — of de raad van bestuur van een NV — beslist de maatschappelijke zetel naar een nieuw adres binnen hetzelfde taalgebied te verplaatsen. Onder het WVV kan het bestuursorgaan ook de statuten wijzigen voor dit specifieke punt (maatschappelijke zetel) zonder een algemene vergadering bijeen te roepen.

1. 1

   Beslissing van het bestuursorgaan

   Dag 1

   Notulen van de beslissing tot overdracht van de maatschappelijke zetel, opgesteld volgens de in de statuten voorziene formaliteiten.

2. 2

   Aangifte bij de KBO via ondernemingsloket

   Binnen enkele dagen

   Het nieuwe adres wordt bij de KBO aangegeven via een erkend ondernemingsloket. Kosten: ongeveer €111 voor de wijziging.

3. 3

   Bekendmaking in het Belgisch Staatsblad

   Binnen 2 tot 4 weken

   Het ondernemingsloket stuurt de informatie door naar het Belgisch Staatsblad, dat de wijziging in de Bijlagen bekendmaakt.

4. 4

   Kennisgeving aan zakenpartners

   Zo snel mogelijk

   Banken, FOD Financiën (btw), RSVZ en de voornaamste zakenpartners informeren over het nieuwe adres.

Overdracht met wijziging van taalgebied

Wanneer een overdracht een wijziging van het toepasselijke taalgebied meebrengt (bijvoorbeeld van een tweetalige gemeente van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest naar een gemeente van het Vlaams Gewest), is de procedure complexer. De vereenvoudiging van het WVV — bestuursorgaan beslist alleen — is in dit geval niet van toepassing. Raadpleeg een notaris of juridisch adviseur vóór u dit type overdracht in gang zet.

Wat er niet verandert na een overdracht

Elementen die ongewijzigd blijven na een overdracht van maatschappelijke zetel

• Ondernemingsnummer (KBO-nummer)

  Het bij de oprichting toegekende ondernemingsnummer blijft definitief. Het verandert niet na een overdracht van zetel, een wijziging van rechtsvorm of een bestuurswisseling.

• Btw-nummer

  Het btw-nummer is afgeleid van het ondernemingsnummer en verandert niet. Het nieuwe adres moet echter aan de FOD Financiën worden meegedeeld.

• RSVZ-inschrijving (voor zelfstandigen)

  De RSVZ-inschrijving wordt niet automatisch beïnvloed. Een kennisgeving van het nieuwe adres aan de sociale verzekeringskas is aanbevolen.

• Bestaande contracten

  Reeds ondertekende contracten vermelden het oude adres, maar ze blijven geldig. Een overdracht van zetel is geen reden voor contractbreuk. Informeer in de praktijk uw zakenpartners.

• Bankrelaties

  Bankrekeningen en mandaten worden niet automatisch gewijzigd. Stel uw bank in kennis van het nieuwe adres om uw dossier bij te werken.

Wat er na een overdracht kan veranderen

Hoewel het ondernemingsnummer en de voornaamste verplichtingen ongewijzigd blijven, heeft een overdracht naar een ander gewest meerdere gevolgen om op te anticiperen.

Taal van documenten: als u van een Franstalig gewest naar Vlaanderen verhuist, moeten officiële vennootschapsdocumenten (statuten, akten, correspondentie met overheidsdiensten) voortaan in het Nederlands worden opgesteld.

Bevoegde rechtbank: de bevoegde ondernemingsrechtbank is die van het gerechtelijk arrondissement van de maatschappelijke zetel. Een overdracht kan dus de bevoegde jurisdictie voor handelsgeschillen wijzigen.

Toepasselijke gewestelijke regelgeving: bepaalde gewestelijke steunmaatregelen, fiscale voordelen of wettelijke verplichtingen variëren per gewest. Naar een ander gewest verhuizen kan nieuwe rechten openen of oude sluiten.

Kosten van een overdracht van maatschappelijke zetel

De kosten variëren aanzienlijk naargelang het type overdracht.

Type overdracht	Geschatte kosten
Zelfde gewest (geen akte)	~€111 (KBO-wijziging)
Zelfde stad, statutenwijziging, BV	~€500 tot €1.000 (notaris + KBO)
Zelfde stad, statutenwijziging, NV	~€1.000 tot €2.000 (notaris + KBO)
Gewestoverschrijdende overdracht (vertaling + akte)	~€2.000 tot €5.000 naargelang de complexiteit

Dit zijn indicatieve bedragen. Notaristarieven worden vastgesteld bij koninklijk besluit maar kunnen variëren naargelang de complexiteit van de akte, de vertaling en de te vervullen formaliteiten.

Uw zeteldomiciliëring wijzigen

Monsiegesocial biedt een professioneel domiciliëringsadres geregistreerd bij de FOD Economie, met postbeheer en KBO-ondersteuning.

Onze adressen bekijkenMijn vennootschap oprichten

Meer informatie

• Domiciliëring of thuisadres: welke maatschappelijke zetel kiezen?: het alternatief voor een gehuurd adres, voor de initiële keuze of na een overdracht.
• Bedrijfsdomiciliëring in Wallonië: regels, steden en PSP-formaliteiten voor een Waals adres.
• KBO-update: officieel portaal van de Kruispuntbank van Ondernemingen voor het raadplegen en wijzigen van vennootschapsgegevens.