Boekhoudkundige verplichtingen van een BV: volledige gids 2026

Belangrijkste punten

• Elke BV is onderworpen aan de gewone dubbele boekhouding: dagboek, grootboek en inventarisboek, ongeacht haar grootte.
• Drie categorieën bepalen het neerleggingsschema: micro-vennootschap (art. 1:25 WVV), kleine vennootschap (art. 1:24 WVV) en grote vennootschap, met drempels opgetrokken op 1 januari 2024.
• De jaarrekening moet door de gewone algemene vergadering worden goedgekeurd binnen zes maanden na de afsluiting, en vervolgens bij de NBB worden neergelegd binnen zeven maanden (art. 3:10 WVV).
• Boekhoudkundige stukken moeten zeven jaar worden bewaard (WER) en tien jaar voor de fiscale documenten (WIB 1992 en Btw-wetboek) sinds 1 januari 2023.
• Een laattijdige neerlegging bij de NBB leidt tot een tariefverhoging: tot 453 euro voor kleine BV's en 1.510 euro voor grote in 2026.

De boekhouding van een BV voeren is geen facultatieve administratieve formaliteit: het is een wettelijke verplichting waarvan de niet-naleving kan leiden tot financiële sancties, of zelfs de gerechtelijke ontbinding van de vennootschap. De boekhoudkundige verplichtingen van een BV worden omkaderd door twee hoofdregels: het Wetboek van economisch recht (WER, Boek III) voor het dagelijkse voeren van de boeken, en het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (WVV) voor het opstellen, de voorstelling en de neerlegging van de jaarrekening.

De wet van 28 maart 2024 heeft de indelingsdrempels van de vennootschappen voor het eerst sinds 2016 opgetrokken, ter omzetting van de Europese gedelegeerde richtlijn 2023/2775. Sommige BV's die tot dan als groot werden beschouwd, kunnen nu overgaan naar kleine vennootschap of zelfs micro-vennootschap, met verlichte verplichtingen als gevolg.

De drie categorieën van BV en hun boekhoudregime

De grootte van de vennootschap bepaalt het jaarrekeningschema dat bij de Nationale Bank van België moet worden neergelegd en al dan niet de verplichting een commissaris aan te stellen. Het WVV onderscheidt drie categorieën bepaald in de artikelen 1:24 en 1:25, van toepassing op boekjaren die beginnen vanaf 1 januari 2024.

	Micro-vennootschap	Kleine vennootschap	Grote vennootschap
Werknemers (jaargem.)	≤ 10 VTE	≤ 50 VTE	> 50 VTE (2 criteria)
Netto-omzet excl. btw	≤ 900.000 €	≤ 11.250.000 €	> 11.250.000 €
Balanstotaal	≤ 450.000 €	≤ 6.000.000 €	> 6.000.000 €
Neerleggingsschema NBB	Microschema	Verkort schema	Volledig schema
Commissaris verplicht
Jaarverslag

De regel verdient te worden gepreciseerd: een vennootschap mag een van de drie criteria overschrijden en in de overeenkomstige categorie blijven. Een BV met 8 werknemers, 1,3 miljoen euro omzet en 380.000 euro balanstotaal is een micro-vennootschap (één criterium, de omzet, overschrijdt de drempel). Overschrijdt ze er twee, dan gaat ze over naar kleine vennootschap. De micro-vennootschap is een deelverzameling van de kleine vennootschap en kan geen deel uitmaken van een groep (noch dochter, noch moeder).

Voor een gedomicilieerde BV die een beroep doet op onze begeleidingsdiensten hoort de jaarlijkse controle van de drempels bij de reflexen die je vanaf de afsluiting moet aannemen.

De verplichte boekhoudkundige boeken

Ongeacht haar grootte is elke BV gehouden tot de gewone dubbele boekhouding (art. III.84 WER). Drie wettelijke boeken vormen de minimumbasis. Ze moeten in hun oorspronkelijke vorm worden bewaard (art. III.88 WER).

Het dagboek registreert chronologisch alle verrichtingen van de vennootschap: datum, omschrijving, gedebiteerde en gecrediteerde bedragen. Wanneer het volume van de transacties het rechtvaardigt, kan het worden vervangen door sectorale hulpdagboeken (aankopen, verkopen, kas, bank), op voorwaarde dat een centraliserend dagboek wordt gevoerd.

Het grootboek (of centraal boek) bundelt dezelfde boekingen per rekening: elke boekhoudrubriek verschijnt er met haar gecumuleerde saldo, wat toelaat de vermogens- en financiële evolutie doorheen het boekjaar te volgen.

Het inventarisboek vat bij elke afsluiting de activa, de passiva en de verplichtingen buiten balans van de vennootschap samen. Het dient als basis voor het opstellen van de jaarbalans.

Deze drie boeken kunnen in digitaal formaat worden gevoerd, op voorwaarde dat het systeem de integriteit en de onveranderlijkheid van de registraties waarborgt. Gecertificeerde boekhoudsoftware voldoet in de praktijk aan die vereiste.

Bewaring van de documenten. Het Wetboek van economisch recht legt op de wettelijke boeken en de bewijsstukken zeven jaar te bewaren vanaf 1 januari volgend op de afsluiting van het boekjaar waarop ze betrekking hebben (art. III.86 en III.88 WER). Sinds 1 januari 2023 brengt de fiscale wet die termijn op tien jaar voor de documenten nodig om de belastbare inkomsten te bepalen (art. 315 WIB 1992) en voor de btw-stukken (art. 60 Btw-wetboek), krachtens de wet van 20 november 2022. Alle documenten tien jaar bewaren vermijdt elke discussie bij een controle.

Jaarrekening: samenstelling naargelang de grootte

Bij de afsluiting van elk boekjaar stelt de BV haar jaarrekening op. De exacte inhoud ervan hangt af van het toepasselijke schema, maar de balans, de resultatenrekening en de toelichtingen zijn gemeenschappelijk voor alle modellen. De dichtheid van de toelichtingen varieert: het microschema legt minimale informatie op, het volledige schema vereist gedetailleerde noten bij elke betekenisvolle post.

Bij de NBB neer te leggen documenten naargelang de grootte

• Balans

  Verplicht voor alle BV's. Verkorte voorstelling in micro en verkort, volledig in het volledige schema.

• Resultatenrekening

  Verplicht voor alle BV's. Vereenvoudigde versie in micro en verkort, gedetailleerd in het volledige schema.

• Toelichtingen

  Verplicht voor alle BV's. Minimaal in het microschema, volledig met verklarende noten in het volledige schema.

• Jaarverslag

  Enkel grote vennootschappen. Stelt de evolutie van de activiteiten, de betekenisvolle risico's en de informatie over de dividenden voor. Kleine BV's en micro-vennootschappen zijn ervan vrijgesteld.

• Verslag van de commissaris

  Verplicht voor grote BV's en die welke gehouden zijn een commissaris aan te stellen (erkend bedrijfsrevisor).

• Sociale balans

  Vennootschappen die gemiddeld twintig werknemers of meer tewerkstellen tijdens het boekjaar. Vat de gecreëerde posten, de opleidingen en de vertrekken samen.

Voor de overgrote meerderheid van de in België opgerichte BV's, die kleine vennootschappen blijven, beperkt de lijst zich tot de eerste drie documenten: balans, resultatenrekening en toelichtingen. Dat vereenvoudigt de administratieve last aanzienlijk ten opzichte van een grote beursgenoteerde vennootschap.

Kalender en neerlegging bij de Nationale Bank van België

Na goedkeuring door de algemene vergadering moet de jaarrekening worden neergelegd bij de Balanscentrale van de Nationale Bank van België. De elektronische neerlegging is verplicht sinds 1 januari 2020: het XBRL-formaat (gestructureerde gegevens) geniet de voorkeur, pdf blijft aanvaard.

1. 1

   Afsluiting van het boekjaar

   31 december

   Afsluiting van de rekeningen. Voor een BV met een kalenderboekjaar valt de afsluiting op 31 december.

2. 2

   Goedkeuring door de gewone algemene vergadering

   Ten laatste op 30 juni

   De zaakvoerders roepen de gewone algemene vergadering bijeen, stellen de jaarrekening voor en leggen die ter goedkeuring voor. Wettelijke termijn: zes maanden na de afsluiting van het boekjaar.

3. 3

   Neerlegging bij de Nationale Bank van België

   Ten laatste op 31 juli

   De goedgekeurde rekeningen worden neergelegd bij de Balanscentrale. Termijn: dertig dagen na de goedkeuring en ten laatste zeven maanden na de afsluiting (art. 3:10 WVV).

Deze kalender geldt voor een BV waarvan het boekjaar samenvalt met het kalenderjaar. Vennootschappen waarvan het boekjaar op een andere datum afsluit, verschuiven de termijnen eenvoudig vanuit hetzelfde principe: zes maanden voor de algemene vergadering, zeven maanden in totaal voor de NBB.

De tarieven worden elk jaar op 1 januari geïndexeerd op basis van de index van de consumptieprijzen. Het XBRL-formaat is systematisch goedkoper dan pdf. De hierboven gepubliceerde gegevens zijn de officiële tarieven van de Nationale Bank van België geldig vanaf 1 januari 2026.

Sancties en gevolgen van een laattijdige neerlegging

Een neerlegging na de wettelijke termijn van zeven maanden leidt tot een tariefverhoging, berekend vanaf de eerste dag van de negende maand volgend op de afsluiting van het boekjaar. Voor BV's onder het microschema of het verkorte schema bedraagt de verhoging 2026 151 euro vanaf de negende maand, 227 euro van de tiende tot de twaalfde maand, en 453 euro vanaf de dertiende maand. Voor grote BV's (volledig schema) bereiken die bedragen respectievelijk 504 euro, 755 euro en 1.510 euro.

Naast de financiële verhoging stelt een aanhoudend uitblijven van neerlegging over meerdere opeenvolgende boekjaren de vennootschap bloot aan een gerechtelijke ontbinding op initiatief van de Kruispuntbank van Ondernemingen. Die procedure kan uitmonden in de blokkering van de professionele bankrekeningen en de doorhaling van de onderneming.

Structureer je BV op solide grondslagen

Monsiegesocial begeleidt ondernemers bij de oprichting en de domiciliëring van hun vennootschap in België, met een conforme maatschappelijke zetel vanaf de start.

Onze diensten ontdekkenMijn BV oprichten

Verder lezen

• Financieel plan van een BV: inhoud en wettelijke verplichtingen, om de financiële projecties te begrijpen die vóór de oprichting van de vennootschap worden vereist
• Een BV oprichten in België: stappen, kosten en termijnen, om je vennootschap vanaf de start goed te structureren
• Aftrekbare kosten voor een BV in België, om de fiscale last te optimaliseren vanuit een nauwgezette boekhouding
• FOD Financiën: vennootschapsbelasting en boekhouding, officiële bron voor de fiscale regels die op Belgische vennootschappen van toepassing zijn