Verkorte of volledige jaarrekening: welk schema voor uw BV

Belangrijkste punten

• Het toepasselijke schema hangt af van de categorie van de BV (micro, klein of groot), bepaald door de drempels van art. 1:24 en 1:25 WVV.
• Het volledige schema (art. 3:1 WVV) vereist meer gedetailleerde toelichtingen dan het verkorte schema (art. 3:2 WVV), met name over de honoraria van de commissaris en transacties met verbonden partijen.
• Enkel kleine vennootschappen kunnen kiezen voor het verkorte schema of het microschema; een genoteerde vennootschap blijft op het volledige schema, ongeacht haar grootte.
• Een wijziging van categorie treedt pas in werking na twee opeenvolgende boekjaren boven of onder de drempels.
• Het verkeerde schema bij de NBB neerleggen leidt tot een verplichte verbeterde neerlegging (art. 3:14 WVV), met toeslag als de wettelijke termijn van zeven maanden wordt overschreden.

Kiezen tussen een verkort en een volledig schema voor de jaarrekening is geen willekeurig vakje op het neerleggingsportaal: het is het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (WVV) dat de categorie van uw BV bepaalt, en dus de toelichtingen die u moet opstellen. Sinds de verhoging van de groottedrempels op 1 januari 2024 zijn BV's die voorheen als groot werden beschouwd, teruggevallen naar de categorie kleine vennootschap, wat het verkorte schema openstelt, soms zonder dat de zaakvoerder of de boekhouder dit bij de afsluiting opmerkt. Dit artikel beschrijft wat de twee schema's echt onderscheidt, hoe de categorie wordt bepaald en gewijzigd, en wat er gebeurt als het verkeerde schema bij de Nationale Bank van België terechtkomt.

De meest voorkomende reflex, voor een kleine BV die altijd hetzelfde type rekeningen heeft neergelegd, is het schema van het voorgaande jaar over te nemen zonder de criteria opnieuw te controleren. Dat werkt zolang de situatie van de vennootschap stabiel blijft, en wordt riskant zodra een boekjaar afwijkt van het gewone traject: snelle groei, een partiële overdracht van activiteit, uittreden of toetreden tot een groep. Het schema staat nooit vast van het ene jaar op het andere, het wordt elke keer opnieuw berekend.

Micro, klein of groot: het criterium dat het schema bepaalt

Het schema van de jaarrekening is geen kwestie van voorkeur: het volgt rechtstreeks uit de categorie waarin de BV zich bevindt bij de afsluiting van het boekjaar. Het WVV onderscheidt drie categorieën in art. 1:24 en 1:25, en het koninklijk besluit van 29 april 2019 tot uitvoering van het WVV legt in Boek 3 het schema vast dat bij elke categorie past.

	Microschema	Verkort schema	Volledig schema
Categorie van de vennootschap	Micro-vennootschap (art. 1:25 WVV)	Kleine vennootschap (art. 1:24 WVV)	Grote vennootschap, of genoteerd ongeacht de grootte
Wettelijke grondslag van het schema	Art. 3:3 WVV	Art. 3:2 WVV	Art. 3:1 WVV
Werknemers (jaargemiddelde)	≤ 10 VTE	≤ 50 VTE	> 50 VTE (2 criteria overschreden)
Netto-omzet excl. btw	≤ 900.000 €	≤ 11.250.000 €	> 11.250.000 €
Balanstotaal	≤ 450.000 €	≤ 6.000.000 €	> 6.000.000 €

Een genoteerde vennootschap, of een vennootschap die de drempels van de grote vennootschap overschrijdt, heeft geen keuze: ze blijft onderworpen aan het volledige schema (art. 3:1 WVV), zelfs in de jaren waarin haar cijfers, in theorie, met een lichtere categorie verenigbaar zouden zijn. Micro-vennootschappen en kleine vennootschappen hebben daarentegen de mogelijkheid om voor een verlicht schema te kiezen: niets verhindert een kleine BV om onder het volledige schema neer te leggen als haar interne governance dat rechtvaardigt, maar geen enkele doet dit uit vrije keuze zolang het verkorte schema al aan haar wettelijke verplichtingen beantwoordt.

De overgrote meerderheid van de BV's die in België worden opgericht, valt vanaf het eerste boekjaar in de categorie kleine vennootschap: een nog beperkte omzet en balanstotaal bij de opstart volstaan ruimschoots om onder beide drempels te blijven, ook met een klein personeelsbestand. Het microschema, nog lichter, betreft vooral structuren zonder werknemer of met een of twee voltijdse equivalenten die geen deel uitmaken van een groep van vennootschappen: het behoren tot een groep sluit het statuut van micro-vennootschap automatisch uit, ongeacht de werkelijke grootte van de entiteit.

Verkort of volledig schema: wat de wet extra vereist

Het verschil tussen de twee schema's beperkt zich niet tot de lengte van het formulier. Het volledige schema vereist informatie die het verkorte schema niet oplegt, omdat ze betrekking heeft op kwesties die eigen zijn aan grotere vennootschappen: externe controle, relaties met verbonden partijen, transparantie tegenover een breder publiek van derden.

In de praktijk komen die twee verplichtingen voor een kleine familiale BV zonder commissaris eenvoudigweg nooit voor: ze zijn een gevolg van het volledige schema, geen extra vakje om in te vullen. Dat is een van de redenen waarom een eenpersoons-BV of elke kleine structuur elk jaar moet nagaan of ze nog binnen haar categorie blijft, in plaats van door onachtzaamheid naar zwaardere verplichtingen te verschuiven.

Het verkorte schema blijft desondanks een volledig schema in zijn onderliggende logica: een balans, een resultatenrekening en toelichtingen blijven verplicht voor elke BV, ongeacht haar grootte. Wat verandert, is de dichtheid van de vereiste informatie in de toelichtingen, niet hun bestaan. Een kleine BV met verkort schema moet nog steeds haar vaste activa, haar schulden op meer dan één jaar en haar voorzieningen detailleren, enkel met minder subrubrieken en minder uitsplitsingen dan het volledige schema vereist.

Van categorie veranderen: de regel van de twee opeenvolgende boekjaren

De cijfers van een BV variëren van het ene jaar op het andere, en de wetgever heeft dat voorzien: een wijziging van categorie, en dus van schema, treedt normaal pas in werking na twee opeenvolgende boekjaren waarin de vennootschap de wettelijke drempels overschrijdt, of er weer onder zakt.

1. 1

   Eerste boekjaar boven (of onder) de drempel

   Boekjaar N

   De overschrijding wordt vastgesteld maar verandert dat jaar niets aan het toepasselijke schema.

2. 2

   Tweede opeenvolgend boekjaar in dezelfde situatie

   Boekjaar N+1

   Als de overschrijding zich een tweede jaar op rij bevestigt, treedt de categoriewijziging in werking.

3. 3

   Nieuw toepasselijk schema

   Neerlegging boekjaar N+1

   De BV legt haar rekeningen van boekjaar N+1 neer volgens het nieuwe schema (verkort naar volledig, of omgekeerd).

Concreet blijft een kleine BV waarvan de omzet gedurende één boekjaar tijdelijk 11.250.000 euro overschrijdt, voordat ze het jaar daarna weer daalt, neerleggen volgens het verkorte schema: één boekjaar boven de drempel is nooit voldoende om de categorie te wijzigen.

Een verkeerd schema is niet neutraal bij de NBB-neerlegging

Het neerleggingsportaal van de Balanscentrale van de Nationale Bank van België verwacht een gestructureerd bestand (XBRL) dat overeenstemt met het model van de opgegeven categorie. Het verkorte schema neerleggen voor een vennootschap die eigenlijk onder het volledige schema valt, of omgekeerd, is geen eenvoudige formaliteit zonder gevolg: de neerlegging wordt aanvaard onder voorbehoud van de rekenkundige en logische controles van de NBB (art. 3:14 WVV). Als die controles substantiële fouten aan het licht brengen, zoals een schema dat niet overeenstemt met de categorie van de vennootschap, informeert de NBB de vennootschap, die vervolgens binnen twee maanden een verbeterde neerlegging moet indienen.

Die controle is nog belangrijker tijdens een overgangsjaar (wijziging van bestuur, snelle groei, uittreden uit een groep), waarin het boekhoudteam uit reflex het schema van het voorgaande jaar kan hernemen zonder de drie groottecriteria opnieuw te controleren. Een overleg met de boekhouder of de externe accountant, vóór de afsluiting in plaats van op het moment van neerlegging, beslecht de vraag voordat het XBRL-bestand in het verkeerde formaat wordt gegenereerd.

Bouw de governance van uw BV op solide grondslagen

Monsiegesocial begeleidt ondernemers bij de oprichting en de domiciliëring van hun vennootschap in België, met een opvolging van de wettelijke verplichtingen vanaf de oprichting.

Onze diensten ontdekkenVennootschapsrecht

Beslissingschecklist om het juiste schema te kiezen

Deze controles volstaan, vóór elke afsluiting, om de keuze van het schema te beveiligen in plaats van die uit gewoonte van het ene jaar op het andere over te nemen.

Vóór de neerlegging van de jaarrekening

• Het gemiddelde personeelsbestand in voltijdse equivalenten over het boekjaar berekenen

  Vergelijken met de drempel van 10 VTE (micro) en 50 VTE (kleine vennootschap).

• De netto-omzet exclusief btw berekenen

  Vergelijken met de drempels van 900.000 € (micro) en 11.250.000 € (kleine vennootschap).

• Het balanstotaal berekenen

  Vergelijken met de drempels van 450.000 € (micro) en 6.000.000 € (kleine vennootschap).

• Controleren of meer dan één van de drie criteria wordt overschreden

  Eén overschreden criterium verandert de categorie niet; twee of drie overschreden criteria wel.

• Controleren of de overschrijding, of de terugval onder de drempels, zich twee opeenvolgende boekjaren bevestigt

  Een categoriewijziging treedt pas in werking na twee opeenvolgende boekjaren in dezelfde situatie.

• Controleren of de vennootschap niet genoteerd is

  Een genoteerde vennootschap blijft op het volledige schema, ongeacht haar grootte.

Meer lezen

• Boekhoudkundige verplichtingen van een BV: volledige gids 2026, voor het voeren van de wettelijke boeken en de NBB-neerleggingskalender
• Sancties voor het niet neerleggen van de jaarrekening in België, voor de gevolgen van het niet neerleggen over meerdere boekjaren
• Bedrijfsrevisor in een Belgische BV, voor de criteria die de aanstelling van een commissaris verplicht maken
• Nationale Bank van België: Balanscentrale, officiële bron voor de modaliteiten van de neerlegging van de jaarrekening