Belangrijkste punten
- Sinds het WVV dragen de vroegere "zaakvoerders" van een BV de wettelijke naam van bestuurders; de raad van bestuur bestaat als collegiaal orgaan enkel als de statuten dat uitdrukkelijk organiseren (art. 5:70 WVV).
- De notulen moeten de aanwezige bestuurders vermelden, de beraadslagingen samenvatten en elke genomen beslissing vastleggen, met bijzondere aandacht voor belangenconflictverklaringen (art. 5:76 WVV).
- Een beslissing kan schriftelijk worden genomen zonder fysieke vergadering, maar enkel met eenparige instemming van de bestuurders van het college (art. 5:75 WVV).
- De notulen worden in principe niet bekendgemaakt: ze blijven een intern document, bewaard in een register, behalve voor beslissingen die zelf aan openbaarmaking onderworpen zijn (benoeming, beëindiging van een mandaat).
- Bij een geschil zijn het de notulen die het naleven van de wettelijke procedure bewijzen: hun afwezigheid of onnauwkeurigheid verzwakt de verdediging van de vennootschap en haar bestuurders.
Een bestuurder van een Belgische BV die het bijhouden van notulen verwaarloost, ontdekt het probleem vaak op het slechtste moment: een fiscale controle die een vergoeding betwist, een aandeelhouder die een beslissing aanvecht, of een geschil waarbij moet worden bewezen dat een belangenconflictprocedure wel degelijk werd gevolgd. De notulen van de raad van bestuur van een BV worden nochtans nauwkeurig omkaderd door het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (WVV), van kracht sinds 1 mei 2019 voor nieuwe vennootschappen en sinds 1 januari 2020 voor bestaande vennootschappen. Deze gids beschrijft wat dit document moet bevatten, wie het ondertekent en welke waarde het heeft tegenover een derde of een rechter.
Van "zaakvoerder" naar "bestuurder": wie zetelt in de raad van bestuur van een BV
Het WVV heeft de terminologie van de BV gewijzigd: het orgaan dat de vennootschap vroeger bestuurde onder de naam "zaakvoerderschap" draagt voortaan de wettelijke naam van bestuursorgaan, en de leden ervan zijn bestuurders (art. 5:70 WVV). De statuten bepalen het gekozen bestuursmodel uit drie mogelijke regimes: een enige bestuurder, meerdere bestuurders die elk over een individuele, concurrente bevoegdheid beschikken, of een collegiaal bestuursorgaan, in de praktijk vaak "raad van bestuur" genoemd naar analogie met de naamloze vennootschap, al geeft het WVV het voor de BV formeel niet die naam.
Enkel in dat derde geval, wanneer de statuten de collegialiteit uitdrukkelijk organiseren, beraadslagen de bestuurders op een vergadering en krijgt het formalisme van de notulen zijn volle betekenis: ze leggen vast wat werd gezegd en beslist tijdens een vergadering waaraan meerdere personen deelnemen.
Wat de notulen verplicht moeten bevatten
Het WVV legt geen standaardformulier op, maar de praktijk en de daarmee samenhangende wettelijke verplichtingen (met name inzake belangenconflicten) tekenen een minimale inhoud uit die de statuten doorgaans aanvullen.
Elementen die in elke notulen moeten voorkomen
Datum, uur en plaats van de vergadering
Of de wijze van deelname op afstand als de vergadering via videoconferentie plaatsvindt, wanneer de statuten dat toelaten.
Identiteit van de aanwezige, vertegenwoordigde of afwezige bestuurders
Nodig om na te gaan of een eventueel statutair quorum is bereikt.
Samenvatting van de beraadslagingen
De besproken punten en de uitgewisselde argumenten, voldoende gedetailleerd om de gevolgde redenering bij een latere controle te kunnen reconstrueren.
De precieze tekst van elke genomen beslissing
Ondubbelzinnig geformuleerd, met name voor beslissingen tot delegatie van bevoegdheden of dagelijks bestuur (art. 5:79 WVV).
De belangenconflictverklaringen
De aard van het tegenstrijdige belang dat een bestuurder verklaart en de verantwoording ervan moeten worden opgenomen in de notulen van de vergadering van de andere bestuurders (art. 5:76 WVV).
De handtekening van de voorzitter, en van de andere bestuurders die dat wensen
Standaardregel van art. 5:75 WVV; afschriften overhandigd aan derden moeten worden ondertekend door een bestuurder met vertegenwoordigingsbevoegdheid.
Het bijzondere geval van belangenconflicten
Het belangenconflictregime van de BV (art. 5:76 en 5:77 WVV) is sinds 1 januari 2020 van toepassing op alle BV's, ongeacht of ze hun statuten tegen die datum al dan niet aan het WVV hadden aangepast. Naast de verklaring die in de notulen wordt opgenomen, vereist artikel 5:77 WVV, zodra een beslissing of verrichting onder artikel 5:76 valt (zonder dat er een bedragdrempel speelt), dat een verslag de aard van die beslissing en de vermogensrechtelijke gevolgen ervan voor de vennootschap beschrijft. Dat verslag moet worden opgenomen in het jaarverslag van de vennootschap wanneer ze daartoe gehouden is, of worden neergelegd samen met de jaarrekening, en worden meegedeeld aan de commissaris als de vennootschap er een heeft aangesteld.
De niet-naleving van deze procedure is geen loutere formaliteit: art. 5:77, §2 WVV laat de vennootschap toe de nietigheid te vorderen van de beslissing of de verrichting die in strijd met de regel werd gesloten, als de andere partij de schending kende of behoorde te kennen, onverminderd de eigen rechten die art. 2:44 en 2:46 WVV aan bepaalde personen voorbehouden. De betrokken bestuurder blijft daarnaast persoonlijk en hoofdelijk aansprakelijk, zowel tegenover de vennootschap als tegenover derden, voor de schade die daaruit zou voortvloeien (art. 5:78 WVV).
Beslissen zonder fysieke vergadering: de schriftelijke procedure
Het WVV laat een collegiaal bestuursorgaan toe een beslissing te nemen zonder fysiek te vergaderen, via een schriftelijke beslissing, op voorwaarde dat alle bestuurders van het college instemmen met de tekst van de beslissing (art. 5:75 WVV). De tekst van het artikel verbindt die procedure aan geen enkele spoedeisendheid.
| Fysieke of vergadering op afstand | Schriftelijke beslissing (art. 5:75 WVV) | |
|---|---|---|
| Meerderheidsvoorwaarde | Meerderheid van uitgebrachte stemmen, tenzij de statuten anders bepalen | Eenparige instemming van alle bestuurders van het college |
| Spoedeisendheidsvoorwaarde | ||
| Notulen vereist | ||
| Bruikbaar als een bestuurder weigert | Niet van toepassing |
Verzet één bestuurder van het college zich tegen de schriftelijke procedure of weigert hij zich uit te spreken, dan kan de schriftelijke beslissing niet tot stand komen: een vergadering moet worden georganiseerd volgens de gebruikelijke statutaire regels.
Structureer het bestuur van je BV
Monsiegesocial begeleidt BV-bestuurders bij het opstellen van hun notulen, het beheer van belangenconflicten en het in overeenstemming brengen van hun governance.
Bewaring en bewijswaarde van de notulen
De notulen van een vergadering van het bestuursorgaan worden in principe niet bekendgemaakt in het Belgisch Staatsblad: het is een intern document, te bewaren in een register dat toegankelijk is voor de bestuurders en, in voorkomend geval, voor de commissaris. Enkel de beslissingen die zelf aan wettelijke openbaarmaking onderworpen zijn, zoals de benoeming of de beëindiging van het mandaat van een bestuurder, worden neergelegd bij de griffie van de bevoegde ondernemingsrechtbank (via notaris of ondernemingsloket) en bekendgemaakt in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad, met bijbehorende actualisering van het dossier van de vennootschap bij de Kruispuntbank van Ondernemingen, los van de notulen die de beslissing hebben vastgelegd.
Precies dat interne karakter maakt van de notulen het referentiedocument bij een betwisting: ze bewijzen wie wat heeft beslist, op welke datum, en onder welke voorwaarden. Een fiscale controle die de aftrekbaarheid van een bestuurdersvergoeding betwist, een aandeelhouder die de regelmatigheid van een delegatie van dagelijks bestuur aanvecht, of een derde die zich beroept op de niet-naleving van de belangenconflictprocedure: in elk van die gevallen ontneemt het ontbreken van notulen, of hun onnauwkeurigheid, de vennootschap en haar bestuurders het meest rechtstreekse bewijsmiddel van hun goede governance.
Verder lezen
- Algemene vergadering van een BV in België: regels en formaliteiten: de regels inzake oproeping, quorum en notulen die eigen zijn aan het soevereine orgaan van de BV, te onderscheiden van die van het bestuursorgaan
- Aansprakelijkheid van de bestuurder van een BV in België: de gevolgen van een bestuursfout voor een bestuurder die zijn governanceverplichtingen verwaarloost
- Wetboek van vennootschappen en verenigingen: de referentietekst van het Belgische vennootschapsrecht, raadpleegbaar via het portaal van de FOD Economie
