Btw voor zelfstandigen in België: drempels, registratie en verplichtingen

Belangrijkste punten

• Elke zelfstandige is in principe btw-belastingplichtig vanaf zijn eerste factuur, ongeacht het bedrag.
• De btw-vrijstellingsregeling geldt onder €25.000 jaarlijkse omzet excl. btw: geen btw aangerekend, maar ook geen btw aftrekbaar.
• België heeft vier btw-tarieven: 21% (standaard), 12%, 6% en 0%.
• Btw-registratie geschiedt via e604A op MyMinfin; driemaandelijkse of maandelijkse aangiften via Intervat.
• Een belastingplichtige die €2,5 miljoen jaarlijkse omzet overschrijdt, moet overschakelen op maandelijkse btw-aangiften.

De btw (belasting over de toegevoegde waarde) is waarschijnlijk de Belgische belasting die zelfstandigen het snelst tegenkomen: ze geldt vanaf de eerste factuur. De regels zijn echter genuanceerd: een vrijstellingsregeling bestaat onder €25.000, vier verschillende tarieven gelden naargelang het type goed of dienst, en de aangifteverplichtingen variëren naargelang de omvang van de omzet. Deze gids biedt een duidelijk overzicht van de Belgische btw-verplichtingen van een zelfstandige.

Wie is btw-belastingplichtige?

Op grond van de Belgische btw-wetgeving (btw-Wetboek) is iemand belastingplichtige zodra hij een economische activiteit zelfstandig, regelmatig en onder bezwarende titel uitoefent. Deze definitie is opzettelijk breed: ze omvat de consultant die zijn eerste opdracht factureert, de ambachtsman die zijn eerste artikel verkoopt, de beoefenaar van een vrij beroep die zijn eerste honorarium ontvangt.

Het begrip zelfstandigheid is belangrijk: een werknemer is geen btw-belastingplichtige voor zijn bezoldigde arbeid, omdat hij zijn activiteit uitoefent onder het gezag van zijn werkgever. Een zelfstandige, daarentegen, is autonoom in zijn beslissingen: hij is automatisch belastingplichtige.

De franchiseregeling: de drempel van €25.000

Het belangrijkste stelsel voor kleine zelfstandigen is de vrijstellingsregeling kleine onderneming, in de volksmond de "franchise" genoemd. Ze stelt een zelfstandige in staat te genieten van vereenvoudigd beheer zolang zijn jaarlijkse omzet onder een door het btw-Wetboek vastgestelde drempel blijft.

Om voor de franchiseregeling te kiezen, moet u een e604A-identificatieformulier indienen bij de FOD Financiën met vermelding van de keuze voor de vrijstellingsregeling. Als u reeds onder het normale stelsel werkt en wilt overstappen naar de franchise (omdat uw omzet onder de drempel is gedaald), is een specifieke aangifte vereist.

De vier Belgische btw-tarieven

De Belgische btw-wetgeving voorziet in vier tarieven, elk van toepassing op een bepaalde lijst van goederen en diensten.

De toepassing van een tarief kan in de praktijk complex zijn: sommige activiteiten combineren goederen of diensten aan verschillende tarieven, en de indeling van een dienst in de ene of de andere categorie vereist soms interpretatie. Raadpleeg bij twijfel de FOD Financiën of een belastingadviseur.

Btw-registratie: het formulier e604

De btw-registratie geschiedt online via het MyMinfin-portaal, toegankelijk met een Belgische eID (elektronische identiteitskaart) of itsme. Het in te vullen formulier is de e604A (identificatie als btw-belastingplichtige).

1. 1

   De vereiste informatie verzamelen

   Vóór de registratie

   Ondernemingsnummer (KBO), beschrijving van de activiteit, verwachte startdatum van de activiteit, keuze van btw-stelsel (normaal of vrijstellingsregeling).

2. 2

   De e604A invullen en indienen

   Vóór of bij de start van de activiteit

   Toegankelijk via MyMinfin > Beheer Financiën > Btw > Identificatie. Verwerkingstijd: enkele werkdagen.

3. 3

   Het btw-nummer ontvangen

   Binnen 5 tot 10 werkdagen

   De FOD Financiën kent een BE-btw-nummer toe (= KBO-nummer voorafgegaan door BE). Dit nummer moet op alle uitgereikte facturen staan.

4. 4

   Eerste aangifte via Intervat

   Einde eerste relevant kwartaal of maand

   Ga naar intervat.be om uw driemaandelijkse of maandelijkse btw-aangifte in te dienen vóór de vervaldatum.

Btw-aangiften indienen: Intervat en termijnen

Intervat (intervat.be) is het elektronische platform van de FOD Financiën voor het indienen van btw-aangiften. Elke Belgische btw-belastingplichtige die onder het normale stelsel valt, moet er gebruik van maken.

Twee ritmen:

• Driemaandelijks voor belastingplichtigen met een jaarlijkse omzet onder €2,5 miljoen (de overgrote meerderheid van zelfstandigen). Aangiften zijn verschuldigd uiterlijk de 25ste van de maand volgend op het einde van het kwartaal: 25 april, 25 juli, 25 oktober, 25 januari.
• Maandelijks voor belastingplichtigen boven €2,5 miljoen jaarlijkse omzet. Aangiften zijn verschuldigd uiterlijk de 20ste van de volgende maand.

In elk geval moet de aangifte vergezeld gaan van de betaling van de verschuldigde btw (geheven btw op verkopen, verminderd met aftrekbare btw op aankopen). Als de aftrekbare btw de geheven btw overschrijdt (wat kan voorkomen bij zware investeringen), wordt het surplus overgedragen of op aanvraag terugbetaald.

Sleuteldata voor driemaandelijkse btw (meeste zelfstandigen)

• 25 april: aangifte en betaling voor K1 (januari–maart)

• 25 juli: aangifte en betaling voor K2 (april–juni)

• 25 oktober: aangifte en betaling voor K3 (juli–september)

• 25 januari: aangifte en betaling voor K4 (oktober–december)

Uw Belgische fiscale verplichtingen structureren

Monsiegesocial helpt u bij de oprichting van uw vennootschap en de inrichting van uw professioneel adres, twee eerste stappen vóór u begint te factureren.

Onze diensten ontdekkenMijn vennootschap oprichten

Btw en vennootschapsbelasting: twee afzonderlijke verplichtingen

Btw is een verbruiksbelasting: uiteindelijk is het de eindklant die ze draagt. De zelfstandige is alleen de tussenpersoon tussen zijn klanten en de FOD Financiën. Deze neutraliteit betekent dat btw de winstgevendheid van de vennootschap niet beïnvloedt — anders dan de vennootschapsbelasting (VenB) die op de winst wordt geheven.

Een zelfstandige vennootschap of eenmanszaak is aan beide verplichtingen onderworpen:

• Btw: driemaandelijkse of maandelijkse aangifte, betaling van het verschil tussen geheven en aftrekbare btw
• VenB: jaarlijkse aangifte (Biztax), driemaandelijkse voorafbetalingen om de vermeerdering van 6,75% te vermijden

Deze twee fiscale systemen zijn onafhankelijk maar moeten gelijktijdig worden beheerd. Een goed georganiseerde boekhouding vanaf de start van de activiteit bespaart aanzienlijke tijd wanneer de vervaldata naderen.

Meer informatie

• Vennootschapsbelasting in België: tarieven, berekening en verlaagd tarief kmo's: de andere grote fiscale verplichting van een Belgische vennootschap, te beheren naast de btw.
• Zelfstandige in bijberoep in België: btw-verplichtingen gelden op dezelfde manier voor bijberoepsactiviteiten, ook voor inkomsten onder de drempel van sociale bijdragen.
• FOD Financiën — Btw: portaal met formulieren, gidsen en officiële tarieven.