Bankvolmacht voor een BV in België: types en formaliteiten

Belangrijkste punten

• De bankvolmacht laat een persoon toe de rekening van een BV te beheren; ze is te onderscheiden van de wettelijke vertegenwoordigingsbevoegdheid van de bestuurder, die ze als enige kan verlenen (art. 5:73 WVV).
• Er bestaan twee vormen: de algemene volmacht, ruim maar vaak geplafonneerd door de bank, en de bijzondere volmacht, beperkt tot specifieke verrichtingen.
• De bank vraagt identificatiedocumenten van de gevolmachtigde en van de vennootschap in het kader van haar verplichtingen inzake antiwitwaswaakzaamheid.
• Een bankvolmacht is op elk moment herroepbaar via een eenvoudige mededeling aan de bank, zonder bekendmaking in het Belgisch Staatsblad.
• Ze verleent geen enkele bevoegdheid om de BV tegenover derden te vertegenwoordigen buiten de werking van de rekening.

Zodra een BV haar bankrekening opent, duikt bijna altijd dezelfde praktische vraag op: wie kan, naast de bestuurder, een overschrijving ondertekenen of dagelijks het saldo raadplegen? De bankvolmacht voor een BV in België beantwoordt die behoefte door een bevoegdheid tot werking van de rekening te organiseren, zonder te raken aan de wettelijke vertegenwoordigingsbevoegdheid van de vennootschap. Dit artikel legt uit wie ze kan verlenen, welke vormen bestaan, welke bankformaliteiten te verwachten zijn, en hoe ze te herroepen.

Wat is een bankvolmacht en wie kan ze namens een BV verlenen

De bankvolmacht is een mandaat dat de BV, handelend via haar bestuursorgaan, geeft aan een natuurlijke persoon (een bestuurder, een werknemer, een boekhouder, de echtgenoot of echtgenote van een bedrijfsleider) om verrichtingen uit te voeren op een bepaalde rekening. Ze organiseert een zuiver contractuele relatie tussen de vennootschap, haar gevolmachtigde en de bank die de rekening aanhoudt.

Enkel het bestuursorgaan, of een bestuurder die individueel over externe vertegenwoordigingsbevoegdheid beschikt, kan beslissen zo'n volmacht te verlenen namens de BV (art. 5:73 §2 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (WVV)). Deze vertegenwoordigingsbevoegdheid kan niet op tegenstelbare wijze worden beperkt, zelfs niet door een bekendgemaakte statutaire clausule: in de praktijk kan een bestuurder die bevoegd is om de BV alleen te vertegenwoordigen dus geldig de bankvolmacht ondertekenen, tenzij de statuten een gezamenlijke handtekening voor dit soort akte vereisen en de bank die naleving afdwingt.

Algemene of bijzondere bankvolmacht: wat is het verschil

Belgische banken onderscheiden doorgaans twee vormen van volmacht, die een BV kiest op basis van het vertrouwen in de gevolmachtigde en de gewenste interne controle.

	Algemene volmacht	Bijzondere volmacht
Omvang van de verrichtingen	Ruim: raadpleging, overschrijvingen, courante betalingen	Beperkt tot vooraf bepaalde verrichtingen
Limiet per verrichting	Vaak vastgelegd door de bank of de beslissing tot verlening	Nauwkeurig omschreven in de volmachtakte
Typisch gebruik	Interne boekhouder, actieve aandeelhouder, rechterhand van de bedrijfsleider	Externe dienstverlener, eenmalige verrichting, dubbele handtekening
Toezicht door het bestuursorgaan	Periodiek, via rekeninguittreksels	Versterkt, per verrichting

De algemene volmacht past bij een persoon die de rekening dagelijks beheert voor rekening van de vennootschap: ze bespaart de bestuurder elke betaling zelf te ondertekenen, maar vooronderstelt een gevestigd vertrouwen, aangezien de gevolmachtigde de kasmiddelen van de BV binnen de vastgelegde grenzen verbindt. De bijzondere volmacht kadert een eenmalige behoefte of een externe dienstverlener (boekhoudkantoor, sociaal secretariaat) die raadplegingstoegang of een geplafonneerde betalingsbevoegdheid krijgt, zonder ruime toegang tot de rekening te geven.

Sommige BV's organiseren een dubbele handtekening: twee gevolmachtigden moeten samen een verrichting boven een bepaald bedrag goedkeuren. Deze organisatie is een interne governancekeuze en moet bij de bank worden geformaliseerd, die haar controles daaraan aanpast.

Formaliteiten om een bankvolmacht op te zetten

Het opzetten van een bankvolmacht volgt een vrij vast traject van bank tot bank, ook al heeft elke instelling haar eigen formulieren.

1. 1

   Beslissing van het bestuursorgaan

   Intern

   De bevoegde bestuurder, of het bestuursorgaan in vergadering, beslist de volmacht te verlenen en bepaalt de omvang ervan (algemeen of bijzonder, eventuele limiet).

2. 2

   Identificatie van de gevolmachtigde

   Aan het loket of online

   De bank vraagt het identiteitsbewijs van de aangeduide gevolmachtigde en controleert diens band met de vennootschap, in het kader van haar verplichtingen van klantenonderzoek.

3. 3

   Ondertekening van het volmachtformulier

   Dag 1

   De bevoegde bestuurder(s) ondertekenen het standaardformulier van de bank, dat de omvang van de verleende bevoegdheden en, in voorkomend geval, de limiet per verrichting vastlegt.

4. 4

   Activering en afgifte van de toegangsmiddelen

   Enkele dagen

   De bank activeert de volmacht en bezorgt de gevolmachtigde eigen toegangsmiddelen tot de rekening (kaart, online toegang), los van die van de rekeninghouder.

De documenten die doorgaans worden gevraagd omvatten een recent uittreksel uit de Kruispuntbank van Ondernemingen, de statuten of de akte van benoeming die de hoedanigheid van bestuurder van de ondertekenaar bevestigt, en het identiteitsbewijs van de gevolmachtigde. Een buitenlandse of niet-ingezeten gevolmachtigde kan onderworpen worden aan bijkomende controles, afhankelijk van het waakzaamheidsbeleid van de bank.

Ondersteuning voor het bestuur van uw BV

Monsiegesocial ondersteunt bedrijfsleiders van Belgische BV's bij de domiciliëring van de onderneming, de oprichting van vennootschappen en de dagelijkse organisatie van het bestuur.

Ontdek het vennootschapsrechtBekijk onze diensten

Antiwitwaswaakzaamheid: wat de bank controleert

Het opzetten van een bankvolmacht valt onder de verplichtingen van klantenonderzoek die de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld oplegt aan kredietinstellingen. De bank moet de identiteit van de klant-vennootschap verifiëren, maar ook die van elke persoon die namens haar optreedt, wat de door een volmacht aangeduide gevolmachtigde omvat.

Deze waakzaamheid verklaart waarom een bank een actualisering van de volmachtdocumenten kan vragen na een bestuurswissel, of een verrichting kan weigeren als de identiteit van de gevolmachtigde niet correct is geverifieerd. De antiwitwasprocedures gelden voor de volledige bankrelatie van de BV, volmachten inbegrepen.

Aansprakelijkheid bij misbruik van de bankvolmacht

De bankvolmacht verdeelt de aansprakelijkheid over twee afzonderlijke relaties, die men uit elkaar moet houden om te begrijpen wie waarvoor instaat.

Tegenover de bank blijft de BV gebonden door de verrichtingen die de gevolmachtigde uitvoert binnen de grenzen van de volmacht, ook als dat gebruik indruist tegen interne instructies van het bestuursorgaan. De bank hoeft de naleving van een interne afspraak die ze niet kent niet te controleren: enkel de formele omvang van de geregistreerde volmacht telt.

Tegenover de BV is de gevolmachtigde aansprakelijk voor zijn fouten bij de uitvoering van het mandaat, volgens de gewone regels van het lastgevingsrecht: een gebruik van de volmacht in strijd met de ontvangen instructies, of voor doeleinden vreemd aan het belang van de vennootschap, brengt zijn persoonlijke aansprakelijkheid in het gedrang en kan, naargelang de feiten, een vordering tot schadevergoeding rechtvaardigen, of zelfs een strafklacht wegens verduistering van gelden. Is de gevolmachtigde zelf bestuurder, dan kan zulk misbruik bovendien worden aangemerkt als wanbestuur in de zin van het aansprakelijkheidsregime van bestuurders.

Een bankvolmacht herroepen

De bankvolmacht volgt de gemeenrechtelijke regels van het lastgevingsrecht: de lastgever, hier de BV vertegenwoordigd door haar bestuursorgaan, kan ze op elk moment herroepen, zonder haar beslissing te moeten verantwoorden of een specifieke wettelijke opzeggingstermijn in acht te nemen.

Stappen om een bankvolmacht te herroepen

• Formele beslissing van het bestuursorgaan

  Leg de herroepingsbeslissing bij voorkeur schriftelijk vast, om een spoor te bewaren bij een latere betwisting.

• Onmiddellijke mededeling aan de bank

  De herroeping krijgt tegenover de bank pas uitwerking vanaf het ogenblik waarop ze ervan op de hoogte is gebracht; zolang ze het niet weet, kan de gevolmachtigde de rekening nog blijven verbinden.

• Teruggave van de toegangsmiddelen van de gevolmachtigde

  Kaart, online toegang en eventuele betaalmiddelen die aan de gevolmachtigde zijn bezorgd, moeten worden gedeactiveerd of teruggegeven.

• Controle van de lopende verrichtingen

  Ga na dat geen enkele doorlopende opdracht of domiciliëring die door de gevolmachtigde werd ingesteld, zonder toezicht actief blijft na de herroeping.

De herroeping van een bankvolmacht wordt niet bekendgemaakt in het Belgisch Staatsblad, anders dan de benoeming of afzetting van een bestuurder: het blijft een interne stap tussen de BV en haar bank. Een wissel van bestuurder die bevoegd is om de vennootschap te vertegenwoordigen leidt in de praktijk doorgaans tot een herziening van de bestaande volmachten door de bank, die een bevestiging van de lopende bevoegdheden kan vragen.

Meer informatie

• Bestuurdersmandaat in een Belgische BV: bevoegdheden, bezoldiging en aansprakelijkheid van de bestuurder die de volmacht verleent
• Delegatie van het dagelijks bestuur in een BV: de ruimere beheerbevoegdheid waarmee de bankvolmacht soms wordt vergeleken
• FOD Financiën, voorkoming van het witwassen van geld: het officiële kader voor de verplichtingen van klantenonderzoek die gelden voor financiële instellingen