UBO-register in België: uiteindelijke begunstigden en verplichtingen

Belangrijkste punten

• Het UBO-register inventariseert de uiteindelijke begunstigden van vennootschappen, vzw's, stichtingen en trusts, in het kader van de strijd tegen het witwassen.
• Het wordt beheerd door de Algemene Administratie van de Thesaurie van de FOD Financiën en voert de wet van 18 september 2017 uit.
• Voor een vennootschap houdt een uiteindelijke begunstigde in principe meer dan 25% van de aandelen of stemrechten aan, of controleert hij de entiteit op een andere wijze.
• Drie verplichtingen bepalen het ritme van het register: initiële aangifte, bijwerking binnen de maand van elke wijziging, en jaarlijkse bevestiging ook zonder wijziging.

Elke Belgische vennootschap, vzw of stichting moet haar uiteindelijke begunstigden aangeven in het UBO-register, op straffe van een administratieve geldboete voor haar bestuurders. Dat register, operationeel sinds eind 2018 met een eerste aangifte verschuldigd ten laatste eind september 2019, past de wet van 18 september 2017 betreffende de strijd tegen het witwassen van geld en de financiering van terrorisme toe, zelf een omzetting van de Europese antiwitwasrichtlijnen. Het heeft een doel dat eenvoudig te formuleren en veeleisend na te leven is: de natuurlijke persoon die werkelijk achter een juridische entiteit staat zichtbaar maken. Dit artikel legt uit wat het UBO-register is, wie een uiteindelijke begunstigde is, welke informatie aan te geven, tegen welke termijnen, en wie die gegevens kan raadplegen.

Het UBO-register, een instrument van financiële transparantie

Het UBO-register (van het Engelse Ultimate Beneficial Owner, uiteindelijke begunstigde) wordt bijgehouden door de Algemene Administratie van de Thesaurie van de FOD Financiën. Het centraliseert de identiteit van de natuurlijke personen die, in laatste instantie, een in België opgerichte juridische entiteit bezitten of controleren: vennootschappen, vzw's, stichtingen, maar ook trusts en fiducieën.

De bestaansreden ervan is de traceerbaarheid. Achter een keten van holdings of een verenigingsstructuur is het niet altijd evident te identificeren wie aan de touwtjes trekt. De wet van 18 september 2017 verplicht dus terug te gaan tot de reële natuurlijke persoon, om het witwassen van geld en de financiering van terrorisme de anonimiteit van de constructies te ontnemen. Het register is het concrete instrument van die verplichting.

Wie is een uiteindelijke begunstigde

De uiteindelijke begunstigde is altijd een natuurlijke persoon, nooit een vennootschap. De wet maakt een onderscheid naargelang het type entiteit, maar het principe blijft hetzelfde: identificeren wie de structuur werkelijk bezit of controleert.

Voor een vennootschap is het referentiecriterium de drempel van 25%. Uiteindelijke begunstigde is de natuurlijke persoon die, rechtstreeks of onrechtstreeks, meer dan 25% van de aandelen of stemrechten aanhoudt, of meer dan 25% van het kapitaal. Naast de deelnemingsdrempel wordt ook de persoon bedoeld die de vennootschap op een andere wijze controleert, bijvoorbeeld een aandeelhoudersovereenkomst of de macht om de bestuurders te benoemen. Kan op die grondslagen geen persoon worden geïdentificeerd, dan worden de hogere leidinggevenden (de personen die de effectieve leiding verzekeren) als uiteindelijke begunstigden aangegeven.

Voor een vzw of een stichting heeft de logica van deelneming in het kapitaal geen zin. De wet duidt dan andere categorieën van personen aan, met name de bestuurders, de personen die de entiteit mogen vertegenwoordigen, de personen belast met het dagelijkse beheer, de oprichters en elke natuurlijke persoon in wier hoofdbelang de entiteit werd opgericht.

	Vennootschap	Vzw en stichting
Hoofdcriterium	Aanhouden van meer dan 25% van de aandelen, stemrechten of kapitaal	Functie en rol binnen de entiteit
Controle op een andere wijze	Aandeelhoudersovereenkomst, benoemingsmacht	Vertegenwoordigings- of beheersmacht
Bij gebrek aan identificatie	De hogere leidinggevenden	Niet van toepassing, de wettelijke categorieën zijn opgesomd
Enkel natuurlijke persoon

De identificatie vergt soms echt analysewerk, vooral bij holdings of kruisparticipaties. Het is op het moment van de oprichting van de vennootschap dat de eigendomsstructuur wordt vastgelegd, en dus dat de uiteindelijke begunstigden voor het eerst worden bepaald.

Welke informatie aan te geven bij het UBO-register

De aangifte beperkt zich niet tot een naam. Voor elke uiteindelijke begunstigde deelt de wettelijke vertegenwoordiger van de entiteit een reeks identificatiegegevens en preciseringen over de aard van de uitgeoefende controle mee. De wet vereist adequate, juiste en actuele informatie, gestaafd door bewijskrachtige documenten.

Aan te geven informatie voor elke uiteindelijke begunstigde

• Identiteit van de natuurlijke persoon

  Naam, voornaam, geboortedatum, nationaliteit en verblijfsadres.

• Rijksregisternummer

  Of gelijkwaardige identificatie voor een in het buitenland verblijvende persoon.

• Datum van hoedanigheid van uiteindelijke begunstigde

  Datum vanaf wanneer de persoon uiteindelijke begunstigde van de entiteit is geworden.

• Categorie van uiteindelijke begunstigde

  Aanhouden van meer dan 25%, controle op een andere wijze, of hogere leidinggevende bij gebrek daaraan.

• Omvang van het aangehouden belang

  Percentage van deelneming bij rechtstreekse of onrechtstreekse aanhouding.

• Rechtstreeks of onrechtstreeks karakter

  Rechtstreekse aanhouding, of via een of meerdere te identificeren tussenentiteiten.

Die gegevens worden elektronisch doorgegeven, via de toepassing ter beschikking gesteld op het portaal MyMinfin van de FOD Financiën. De aangifte valt onder de verantwoordelijkheid van de bestuurders of zaakvoerders, die echter een derde kunnen mandateren, bijvoorbeeld een boekhouder of een gevolmachtigde, om ze in hun naam uit te voeren.

De termijnen: initiële aangifte, bijwerking, jaarlijkse bevestiging

Het UBO-register is geen punctuele formaliteit die je na de oprichting vergeet. Drie onderscheiden verplichtingen volgen elkaar in de tijd op, en de derde is die welke het vaakst wordt verwaarloosd.

1. 1

   Initiële aangifte

   Bij de oprichting

   Bij de oprichting van de entiteit geeft de wettelijke vertegenwoordiger alle uiteindelijke begunstigden aan binnen de maand die volgt op de verwerving van de rechtspersoonlijkheid.

2. 2

   Bijwerking bij wijziging

   Binnen de maand

   Elke wijziging (nieuwe aandeelhouder, bestuurderswissel, evolutie van een deelneming) moet worden aangegeven binnen de maand die op de wijziging volgt.

3. 3

   Jaarlijkse bevestiging

   Elk jaar

   Elk jaar bevestigt de wettelijke vertegenwoordiger dat de geregistreerde informatie juist en bijgewerkt blijft, ook als er sinds de laatste aangifte niets is veranderd.

Ik had mijn initiële aangifte verzorgd en dacht klaar te zijn. Niemand had me gezegd dat ik elk jaar opnieuw moest bevestigen. Sindsdien staat de UBO-bevestiging in mijn to-do, net als de jaarlijkse algemene vergadering.

Wie het UBO-register kan raadplegen

De toegang tot het UBO-register is niet uniform: hij hangt af van de hoedanigheid van wie raadpleegt. De bevoegde autoriteiten (gerechtelijke autoriteiten, belastingadministraties, cel voor financiële informatieverwerking) hebben er toegang toe in het kader van hun opdrachten. De aan de antiwitwaswetgeving onderworpen entiteiten, zoals de banken, de notarissen en de boekhouders, raadplegen het om hun verplichtingen van waakzaamheid ten aanzien van het cliënteel na te komen.

De toegang van het grote publiek kende een belangrijke evolutie. De reglementering opende aanvankelijk de raadpleging van de gegevens van de vennootschappen voor elk lid van het publiek, zonder een bijzonder belang te moeten verantwoorden. Die veralgemeende toegang werd ongeldig verklaard door het arrest van het Hof van Justitie van de Europese Unie van 22 november 2022, in naam van de bescherming van het privéleven: de toegang van het publiek is voortaan afhankelijk van het aantonen van een legitiem belang. De toegangsmodaliteiten werden sindsdien aangepast en kunnen nog evolueren: om de regels te kennen die van toepassing zijn op het moment van je raadpleging, verwijzen we naar de door de FOD Financiën bekendgemaakte informatie.

Start je onderneming met een duidelijke structuur vanaf het begin

Monsiegesocial begeleidt de oprichting en de domiciliëring van je vennootschap in België, van de oprichtingsakte tot de correcte identificatie van je uiteindelijke begunstigden in het UBO-register.

Mijn onderneming oprichtenOnze diensten bekijken

Verder lezen

• De Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) uitgelegd, om het ondernemingsnummer te begrijpen dat de entiteit identificeert die haar uiteindelijke begunstigden moet aangeven
• Een BV oprichten in België: stappen, kosten en termijnen, om de UBO-aangifte in het oprichtingstraject te situeren
• Boekhouding vzw in België: regimes en verplichtingen, om het UBO-register onder de jaarlijkse verplichtingen van een vereniging te plaatsen
• FOD Financiën: UBO-register, officiële bron over de aangifte en de toegang tot het register