Boekhouding vzw in België: regimes, jaarrekening en verplichtingen

Belangrijkste punten

• Elke Belgische vzw moet een boekhouding voeren en een jaarrekening opstellen: het is een wettelijke verplichting uit het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (WVV), geen keuze.
• Het boekhoudregime hangt af van de grootte: vereenvoudigde boekhouding van ontvangsten en uitgaven voor kleine vzw's, dubbele boekhouding voor wie de drempels overschrijdt.
• De plaats van neerlegging volgt de grootte: griffie van de ondernemingsrechtbank voor kleine vzw's, Nationale Bank van België voor grote.
• Het verbod op winstuitkering omkadert alles: elk overschot wordt herbestemd aan de opdracht, nooit uitgekeerd aan leden of bestuurders.
• Rond de rekeningen draaien andere verplichtingen: UBO-register, jaarlijks budget, goedkeuring door de algemene vergadering en bewaring van de stukken.

De boekhouding van een vzw in België lijkt niet op die van een BV, en ze verwarren kost veel. Een vereniging streeft een belangeloos doel na: het verbod op winstuitkering verbiedt de minste winst aan haar leden uit te keren, wat het geheel van haar boekhoudkundige verplichtingen kleurt. Het referentiekader is het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (WVV) en zijn uitvoeringsbesluiten, die de vereisten kalibreren naargelang de grootte van de structuur. Dit artikel legt uit welk boekhoudregime op je vereniging van toepassing is, welke jaarrekening op te stellen, waar ze neer te leggen, en welke verplichtingen het voeren van de rekeningen omringen.

Wat het niet-winstgevende karakter verandert aan de boekhouding van een vzw

Een vzw is een rechtspersoon die overschotten kan boeken en zelfs economische activiteiten kan uitoefenen, op voorwaarde dat elk positief resultaat wordt herbestemd aan haar maatschappelijk doel. Dat verbod op winstuitkering onderscheidt haar van een handelsvennootschap, waarvan het doel is haar vennoten te vergoeden.

Dat verschil is niet louter theoretisch: het vormt het rekeningstelsel, de inhoud van de jaarrekening en het fiscale regime. Waar een BV boekhoudkundige verplichtingen volgt gericht op de uitkering van dividenden, moet de vzw kunnen aantonen dat elke euro haar opdracht dient. De traceerbaarheid van subsidies, giften en lidgelden wordt dan de kern van haar boekhouding.

Twee boekhoudregimes naargelang de grootte van de vzw

Het WVV en zijn uitvoeringsbesluit onderscheiden vzw's naargelang hun grootte, beoordeeld op verschillende criteria: het aantal werknemers, de totale ontvangsten, en de grootte van de balans (bedrag van de bezittingen en schulden). Een vereniging schuift op naar de hogere categorie wanneer ze meer dan één van deze criteria overschrijdt. De becijferde bedragen worden bij koninklijk besluit vastgesteld en kunnen worden geïndexeerd of herzien, dus ga altijd de geldende waarde na bij de FOD Justitie vóór je je structuur indeelt.

	Kleine vzw	Grote vzw
Boekhoudregime	Vereenvoudigde boekhouding (ontvangsten en uitgaven)	Dubbele boekhouding
Jaarrekening	Staat van ontvangsten en uitgaven, en toelichting	Balans, resultatenrekening en toelichting (schema voor verenigingen)
Plaats van neerlegging	Griffie van de ondernemingsrechtbank (verenigingsdossier)	Nationale Bank van België (Balanscentrale)
Commissaris (bedrijfsrevisor)	Niet vereist	Verplicht boven de bovenste drempels

De kleine vzw voert haar boekhouding in één enkel dagboek van ontvangsten en uitgaven, zonder boekingen in dubbel en zonder een volledige balans van het vermogen. Dat vereenvoudigde regime verlicht de administratieve last werkelijk, maar het heeft zijn grenzen.

De grote vzw voert een dubbele boekhouding naar het model van die van handelsvennootschappen: elke verrichting wordt geregistreerd in debet en credit, op basis van een aan de verenigingssector aangepast rekeningstelsel.

Jaarrekening en plaats van neerlegging

Bij de afsluiting van elk boekjaar stelt de vzw haar jaarrekening op. Voor een kleine vzw beperkt ze zich tot een staat van ontvangsten en uitgaven met een toelichting. Voor een grote vzw neemt ze de volledige vorm aan van een balans, een resultatenrekening en een toelichting, voorgesteld volgens het voor verenigingen eigen schema.

De plaats van neerlegging vloeit rechtstreeks voort uit de grootte. De kleine vzw legt haar rekeningen neer in het verenigingsdossier bewaard ter griffie van de ondernemingsrechtbank, waar haar statuten en de lijst van haar bestuurders al zijn neergelegd. De grote vzw legt de hare neer bij de Balanscentrale van de Nationale Bank van België, die ze openbaar raadpleegbaar maakt, zoals voor een handelsvennootschap.

De dag dat we de drempels overschreden, gingen we van het dagboek ontvangsten-uitgaven naar een echte dubbele boekhouding. Die overstap met een boekhouder anticiperen bespaarde ons een chaotisch overgangsjaar.

Dat ondernemingsnummer, toegekend bij de oprichting en ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO), identificeert de vereniging in al haar stappen, ook bij de neerlegging van haar rekeningen.

De jaarlijkse boekhoudcyclus van een vzw

De boekhouding van een vzw volgt een jaarlijks ritme dat veel verder gaat dan het louter voeren van de boekingen. Het budget opent het boekjaar, de rekeningen sluiten het af, en de algemene vergadering valideert het geheel.

1. 1

   Het budget van het boekjaar opstellen

   Vóór het boekjaar

   Het bestuursorgaan stelt een budget van de verwachte ontvangsten en uitgaven op, voorgelegd aan de algemene vergadering. Het budget is een verplichting eigen aan vzw's, los van de rekeningen.

2. 2

   De boekhouding lopend voeren

   Het hele jaar

   Registratie van de ontvangsten en uitgaven (of boekingen in dubbel voor een grote vzw) en klassering van de bewijsstukken gedurende het hele jaar.

3. 3

   Het boekjaar afsluiten en de inventaris opmaken

   Afsluitdatum

   Afsluiting van de rekeningen op de door de statuten vastgestelde afsluitdatum, opname van de bezittingen, schulden en verbintenissen.

4. 4

   De jaarrekening opstellen

   Na de afsluiting

   Staat van ontvangsten en uitgaven voor een kleine vzw, of balans, resultatenrekening en toelichting voor een grote vzw.

5. 5

   De rekeningen laten goedkeuren door de algemene vergadering

   Binnen zes maanden

   De algemene vergadering keurt de rekeningen van het afgelopen boekjaar en het budget van het volgende boekjaar goed. De goedkeuring vindt plaats binnen zes maanden na de afsluiting.

6. 6

   De rekeningen neerleggen

   Na goedkeuring

   Kleine vzw: neerlegging ter griffie van de ondernemingsrechtbank. Grote vzw: neerlegging bij de Nationale Bank van België na de goedkeuring door de algemene vergadering.

Deze kalender geldt ongeacht het boekhoudregime. Enkel de inhoud van de rekeningen en het neerleggingskanaal veranderen met de grootte.

De verplichtingen die de boekhouding omringen

De rekeningen voeren volstaat niet. Verschillende verplichtingen sluiten aan bij de boekhouding van de vzw en stellen de aansprakelijkheid van haar bestuurders in het geding.

Naast de rekeningen: niet te vergeten

• UBO-register

  De uiteindelijke begunstigden aangeven bij de Algemene Administratie van de Thesaurie, en de informatie vervolgens elk jaar bevestigen of bijwerken.

• Jaarlijks budget

  Aan de algemene vergadering een budget voor het volgende boekjaar voorleggen, naast de goedkeuring van de rekeningen van het afgelopen boekjaar.

• Goedkeuring van de rekeningen

  De jaarrekening laten goedkeuren door de algemene vergadering binnen zes maanden na de afsluiting van het boekjaar.

• Bewaring van de stukken

  Boekhoudkundige boeken en bewijsstukken archiveren gedurende de wettelijke termijn, om te antwoorden op een controle of een subsidieaanvraag.

• Fiscale verplichtingen

  De aangifte in de rechtspersonenbelasting neerleggen, of in de vennootschapsbelasting en de btw als de activiteiten het rechtvaardigen.

Om op gezonde grondslagen te starten, omvat onze dienst oprichting van een vzw het opstellen van de statuten, de neerlegging ter griffie en de domiciliëring van de maatschappelijke zetel, allemaal stappen die het correcte voeren van de rekeningen nadien bepalen.

Start je vzw met een goed omkaderde boekhouding

Monsiegesocial begeleidt de oprichting van je vereniging in België en oriënteert je naar het juiste boekhoudregime vanaf de start, met een conforme maatschappelijke zetel.

Mijn vzw oprichtenOnze diensten bekijken

Verder lezen

• Een vzw oprichten in België: stappen, formaliteiten en verplichtingen, voor de oprichting en de gedetailleerde boekhouddrempels
• Boekhoudkundige verplichtingen van een BV in België, om te vergelijken met het regime van een handelsvennootschap
• De Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) uitgelegd, om het ondernemingsnummer te begrijpen dat je vzw identificeert
• FOD Justitie: boekhoudkundige verplichtingen van vzw's, officiële bron over de drempels en de neerlegging van de rekeningen