Belangrijkste punten
- De Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) is het centrale register dat elke Belgische onderneming identificeert en haar gegevens voor alle administraties centraliseert.
- Elke onderneming krijgt een uniek ondernemingsnummer van tien cijfers, dat het btw-nummer wordt voorafgegaan door BE bij btw-plicht.
- Een vennootschap krijgt haar nummer bij de neerlegging van de akte ter griffie, activeert vervolgens haar inschrijving en geeft haar vestigingseenheden aan via een erkend ondernemingsloket.
- Elke wijziging van gegevens moet binnen de maand worden aangegeven: zetel, activiteiten, vestigingseenheden, stopzetting.
- De dienst Public Search laat toe de openbare gegevens van om het even welke geregistreerde onderneming gratis te raadplegen.
Geen enkele onderneming kan een economische activiteit in België uitoefenen zonder in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) te staan. Opgericht door de wet van 16 januari 2003 en vandaag beheerst door het Wetboek van economisch recht, wordt zij beheerd door de FOD Economie en vormt zij het referentieregister dat elke vennootschap en elke zelfstandige verbindt met alle overheidsdiensten. Zij kent het ondernemingsnummer toe, dat tiencijferige nummer dat op elke factuur, elk contract en elke belastingaangifte staat. Dit artikel beschrijft haar rol, het formaat en het gebruik van het ondernemingsnummer, de inschrijvingsprocedure, het beheer van de vestigingseenheden, de verplichting tot bijwerking van de gegevens en de openbare raadpleging van het register.
De rol van de KBO in het Belgische administratieve ecosysteem
De KBO vervult een functie van identificatie en centralisatie. Vóór haar oprichting moest eenzelfde onderneming haar gegevens meedelen aan verschillende administraties die ze afzonderlijk bewaarden, met de inconsistenties die dat inhoudt. De KBO past het beginsel van de eenmalige inzameling toe: een eenmaal doorgegeven gegeven wordt gedeeld tussen de overheidsdiensten, die het niet meer opnieuw mogen vragen.
Concreet bewaart het register voor elke entiteit haar identificatiegegevens: benaming, rechtsvorm, datum van oprichting, adres van de zetel, hoedanigheden (aan inschrijving onderworpen onderneming, btw-plichtige, werkgever), economische activiteiten gecodeerd in NACE-nomenclatuur, en lijst van vestigingseenheden. Deze gegevens voeden de FOD Financiën, de RSZ, de sociale verzekeringsfondsen en de griffies van de ondernemingsrechtbanken.
Het ondernemingsnummer: formaat en gebruik
Het ondernemingsnummer is de unieke identificatie toegekend door de KBO. Het telt tien cijfers en begint met een 0 of een 1, aangezien de administratie de reeks in 1 heeft geopend toen de reeks in 0 bijna uitgeput was. Het wordt meestal in groepen geschreven voor de leesbaarheid, in de vorm 0123.456.749. De laatste twee cijfers vormen een controlegetal berekend op basis van de eerste acht, wat toelaat een invoerfout op te sporen.
Dit nummer begeleidt de onderneming heel haar leven. Het staat verplicht op de facturen, de bestelbonnen, de website, de officiële documenten en de handelsbriefwisseling. Wanneer een onderneming btw-plichtig is, neemt haar btw-nummer exact dit ondernemingsnummer over, voorafgegaan door het voorvoegsel BE: het nummer 0123.456.749 geeft het btw-nummer BE0123.456.749.
cijfers
lengte van het ondernemingsnummer
eerste cijfer
ondernemingsnummer
btw-voorvoegsel
toegevoegd aan het ondernemingsnummer
eerste cijfer
vestigingseenheidsnummer
De inschrijving bij de KBO, stap voor stap
De manier om een ondernemingsnummer te verkrijgen hangt af van de gekozen vorm. Een vennootschap met rechtspersoonlijkheid krijgt haar nummer bij de neerlegging van haar oprichtingsakte ter griffie van de ondernemingsrechtbank, een stap die volgt op het bezoek aan de notaris voor vormen met authentieke akte zoals de BV of de NV. Een zelfstandige natuurlijke persoon wendt zich rechtstreeks tot een erkend ondernemingsloket.
In beide gevallen is het een erkend ondernemingsloket (Securex, Partena, Liantis, Acerta, Xerius en andere) dat de inschrijving afrondt: activering van de hoedanigheden, registratie van de activiteiten in NACE-codes en aangifte van de vestigingseenheden. Deze formaliteit bepaalt de wettelijke start van de activiteit.
- 1
Oprichting van de vennootschap
Stap 1Bezoek aan de notaris voor de authentieke akte (BV, NV), vervolgens neerlegging van de akte ter griffie van de ondernemingsrechtbank, die het ondernemingsnummer toekent.
- 2
Activering bij een ondernemingsloket
Stap 2Het loket activeert de inschrijving, registreert de activiteiten in NACE-codes en geeft de vestigingseenheden aan. Een zelfstandige natuurlijke persoon gaat rechtstreeks door deze stap.
- 3
Btw-identificatie
Stap 3Als de activiteit eraan onderworpen is, aanvraag tot activering van het btw-nummer (ondernemingsnummer voorafgegaan door BE), vaak via hetzelfde loket.
Het ondernemingsloket int een inschrijvingsrecht per vestigingseenheid, vastgesteld bij koninklijk besluit en jaarlijks geïndexeerd. Dat bedrag is niet onderhandelbaar en identiek van loket tot loket, aangezien het een gereglementeerd tarief betreft. Om deze stap foutloos te structureren, dekken onze begeleidingsdiensten de oprichting en de administratieve inorderstelling van de vennootschap.
Vestigingseenheden: een apart nummer per plaats van activiteit
Een onderneming is een juridische entiteit; een vestigingseenheid is een geografische plaats waar zij een activiteit uitoefent (een winkel, een werkplaats, een kantoor, een magazijn). Het onderscheid is structureel in de KBO: elke vestigingseenheid krijgt haar eigen nummer, eveneens tien cijfers, maar momenteel beginnend met een 2.
Een onderneming beschikt altijd over één ondernemingsnummer, maar kan meerdere vestigingseenheden tellen, elk met haar eigen activiteiten en haar eigen adres. Een vennootschap waarvan de zetel op één adres gedomicilieerd is en die twee winkels op twee andere adressen uitbaat, zal zo één ondernemingsnummer en meerdere vestigingseenheidsnummers aangeven.
| Ondernemingsnummer | Vestigingseenheidsnummer | |
|---|---|---|
| Eerste cijfer | 0 of 1 | 2 |
| Identificeert | de juridische entiteit | een plaats van activiteit |
| Aantal per onderneming | slechts één | één of meerdere |
| Dient als basis voor het btw-nummer | ||
| Staat op de facturen |
De maatschappelijke zetel valt niet noodzakelijk samen met een vestigingseenheid: een vennootschap kan een gedomicilieerde zetel hebben zonder er een materiële activiteit uit te oefenen. Deze nuance is belangrijk bij domiciliëring en bij een zetelverplaatsing, die in de KBO moet worden doorgevoerd.
Je gegevens in de KBO bijwerken
De geregistreerde gegevens moeten juist blijven. De onderneming is gehouden elke wijziging aan te geven, in principe binnen de maand volgend op de gebeurtenis: verhuizing van de zetel, opening of sluiting van een vestigingseenheid, toevoeging of schrapping van een activiteit, wijziging van de benaming, stopzetting. Verouderde gegevens stellen bloot aan concrete moeilijkheden, van een geweigerde betaling door een klant die de onderneming niet terugvindt tot een onregelmatigheid bij een controle.
Aan de KBO aan te geven wijzigingen
Adres van de maatschappelijke zetel
Elke zetelverplaatsing moet worden geregistreerd, na bekendmaking in het Belgisch Staatsblad voor vennootschappen.
Vestigingseenheden
Opening, sluiting of adreswijziging van een plaats van activiteit.
Economische activiteiten
Toevoeging of schrapping van een NACE-code wanneer de reële activiteit evolueert.
Benaming of rechtsvorm
Wijziging van handelsnaam, maatschappelijke benaming of vorm.
Stopzetting van activiteit
Doorhaling van de onderneming of sluiting van een vestigingseenheid.
Niet alle bijwerkingen gebeuren op dezelfde manier. Sommige gegevens kan de onderneming zelf gratis online wijzigen via de toepassing My Enterprise van de FOD Economie, met een beveiligde verbinding via elektronische identiteitskaart of identificatie-app. Andere wijzigingen lopen verplicht via een erkend ondernemingsloket en geven aanleiding tot een inschrijvingsrecht per betrokken vestigingseenheid.
Start je vennootschap op gezonde administratieve grondslagen
Monsiegesocial begeleidt de oprichting en de domiciliëring van je onderneming in België, van de oprichtingsakte tot de correcte inschrijving in de Kruispuntbank van Ondernemingen.
De KBO raadplegen: de dienst Public Search
De KBO is niet alleen een gesloten administratief register: een deel van haar gegevens is openbaar en gratis raadpleegbaar door iedereen. De dienst Public Search van de KBO, toegankelijk op de website van de FOD Economie, laat toe een onderneming te zoeken op haar nummer, haar naam of haar adres, en haar openbare gegevens weer te geven: status (actief, in vereffening, doorgehaald), benaming, rechtsvorm, begindatum, adres van de zetel, vestigingseenheden en aangegeven activiteiten.
Dit instrument bewijst dagelijks reële diensten. Vóór je met een leverancier of een klant contracteert, ga je na dat hij effectief actief is en dat zijn gegevens kloppen. Bij het oprichten van een vennootschap controleer je dat een overwogen benaming niet al in gebruik is. De gegevens blijven feitelijk en afkomstig van de officiële aangiften, wat er een betrouwbare bron van maakt, te onderscheiden van de commerciële platformen die ze verrijkt doorverkopen.
Verder lezen
- Een BV oprichten in België: stappen, kosten en termijnen, om te begrijpen waar de toekenning van het ondernemingsnummer in de oprichting past
- Boekhoudkundige verplichtingen van een BV: volledige gids, om de identificatie bij de KBO te verbinden met de verplichtingen inzake het voeren en neerleggen
- Zetelverplaatsing in België, om te weten hoe je een adreswijziging in het register doorvoert
