Een btw-nummer verkrijgen in België: procedure, formulier 604A en termijnen

Belangrijkste punten

• Een btw-nummer verkrijgen in België gebeurt in twee tijden: KBO-inschrijving, en vervolgens btw-activering via het formulier 604A.
• Het btw-nummer is je ondernemingsnummer voorafgegaan door BE, zodra het is geactiveerd bij de belastingadministratie.
• Het formulier 604A wordt ingediend via de toepassing e604 op MyMinfin, ten minste twee dagen na de KBO-inschrijving en vóór de eerste economische handeling.
• Een btw-nummer blijft verplicht, ook onder de vrijstellingsregeling (jaaromzet onder 25.000 euro exclusief btw).

Een btw-nummer verkrijgen in België is geen enkele formaliteit maar een opeenvolging van twee onderscheiden stappen, en het is daar dat veel ondernemers zich vergissen. De inschrijving bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) geeft je een ondernemingsnummer, maar dat nummer is nog niet actief voor de btw. Zolang je het formulier 604A niet hebt ingediend, kun je noch btw aanrekenen, noch ze op je aankopen recupereren. Deze gids beschrijft de exacte procedure, de rol van het erkende ondernemingsloket, de kosten, de termijnen en de verplichtingen die in werking treden zodra het nummer is geactiveerd.

Ondernemingsnummer en btw-nummer: dezelfde reeks, twee statuten

Sinds de centralisatie van de identificaties in de KBO steunen je ondernemingsnummer en je btw-nummer op dezelfde reeks van tien cijfers. Het enige zichtbare verschil is het voorvoegsel BE dat het btw-nummer voorafgaat. Voor een bestaande vennootschap met ondernemingsnummer 0123.456.789 wordt het overeenkomstige btw-nummer geschreven als BE 0123.456.789. Sinds 19 september 2023 is de reeks die met 0 begint uitgeput: de nieuwe toegekende nummers beginnen voortaan met 1 (bijvoorbeeld BE 1XXX.XXX.XXX).

Het onderscheid is niet enkel een kwestie van formaat. Het ondernemingsnummer bestaat vanaf je KBO-inschrijving en identificeert je onderneming bij alle administraties. Het btw-nummer bestaat pas na een specifieke activering bij de belastingadministratie. Een onderneming kan dus een ondernemingsnummer hebben zonder voor de btw geïdentificeerd te zijn, bijvoorbeeld als haar activiteit vrijgesteld is.

Wie een btw-nummer moet verkrijgen

Gehouden zich voor de btw te identificeren is eenieder die op gewoonlijke en zelfstandige wijze een economische activiteit van levering van goederen of dienstverlening uitoefent zoals bedoeld in het Btw-wetboek. De rechtsvorm speelt geen rol: een zelfstandige natuurlijke persoon, een BV of een coöperatieve vennootschap volgen dezelfde logica van btw-plicht.

Twee nuances tellen op het moment van de aanvraag. Bepaalde activiteiten zijn vrijgesteld van btw door het Btw-wetboek (medische prestaties, onderwijs, sommige financiële diensten) en vereisen de identificatie niet. Omgekeerd stelt de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen vrij van het aanrekenen van de belasting onder 25.000 euro jaaromzet exclusief btw, maar ze ontslaat niet van de verplichting een geactiveerd nummer te hebben. Voor het detail van de regimes, de drempels en de aangiften, zie onze gids over de btw voor zelfstandigen in België.

De procedure om een btw-nummer te verkrijgen in België

De btw-identificatie wordt nooit automatisch in werking gesteld bij de KBO-inschrijving. Ze maakt het voorwerp uit van een aparte aanvraag, in te dienen vóór de eerste economische handeling. Hier is de volledige opeenvolging.

1. 1

   Je inschrijven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen

   Stap 1

   Je meldt je bij een erkend ondernemingsloket met je identiteitskaart, de gegevens van de oprichters, het zeteladres en het bankrekeningnummer van de onderneming. De inschrijving is verplicht vóór elke start van activiteit.

2. 2

   Het ondernemingsnummer ontvangen

   Stap 2

   Het unieke nummer van tien cijfers wordt bij de inschrijving toegekend. Voor een natuurlijke persoon verkrijg je het via het ondernemingsloket; voor een vennootschap vloeit het voort uit de neerlegging van de akte ter griffie van de ondernemingsrechtbank.

3. 3

   Het formulier 604A indienen

   Stap 3

   Je dient de aanvraag tot btw-identificatie in via de toepassing e604 op MyMinfin, ten minste twee dagen na de KBO-inschrijving en vóór de eerste economische handeling. Kies je voor de vrijstelling, meld dat dan in dit formulier.

4. 4

   De activering van het btw-nummer verkrijgen

   Stap 4

   Het bevoegde team fiscaal beheer activeert het nummer (formaat BE 1XXX.XXX.XXX voor nieuwe nummers, de oude beginnend met 0) en bevestigt het je via eBox of per aangetekende brief. Het nummer moet vervolgens op elke factuur en elk officieel document staan.

Er bestaan drie wegen om het formulier 604A in te dienen: het zelf online doen via de toepassing e604, het toevertrouwen aan een accountant, of langs een erkend ondernemingsloket gaan dat alle formaliteiten regelt.

	Zelf (e604)	Ondernemingsloket	Accountant
Kost van de activering 604A	Gratis	Betalende dienst	Variabel ereloon
KBO-inschrijving voor je geregeld
Advies over het regime (vrijstelling of normaal)
Geschikt voor een eenvoudig dossier

Kosten en termijnen om een btw-nummer te verkrijgen

De belangrijkste kostenpost is niet de btw-activering, die gratis is als je ze zelf doet via de toepassing e604, maar de inschrijving bij de KBO via het ondernemingsloket.

De verwerkingstermijn van de btw-identificatie hangt af van het dossier en van het bevoegde team fiscaal beheer. Reken op enkele werkdagen tot meerdere weken. Het wezenlijke is het formulier 604A in te dienen vóór je je activiteit start, want werken zonder actief btw-nummer stelt je bloot aan het achteraf regulariseren van de belasting. Start je tegelijk een vennootschap, dan dekken onze begeleidingsdiensten het zeteladres, de KBO-inschrijving en de administratieve inorderstelling.

Na de activering: je eerste verplichtingen

De activering van het btw-nummer opent een reeks aangifteverplichtingen die vanaf het eerste activiteitskwartaal starten. Hier zijn ze in het kort.

Zodra je btw-nummer actief is

• Het nummer op elk document vermelden

  Het btw-nummer moet op je facturen, aangiften, briefwisseling en bestellingen staan, conform het Btw-wetboek.

• De periodieke aangiften indienen

  Onder het normale regime zijn de aangiften standaard maandelijks, of trimestrieel als de jaaromzet niet meer dan 2.500.000 euro exclusief btw bedraagt. Ze worden ingediend via Intervat.

• De jaarlijkse klantenlisting bezorgen

  Elke belastingplichtige dient een jaarlijkse opgave van de btw-plichtige klanten in, ook onder de vrijstellingsregeling.

• Elke wijziging of stopzetting aangeven

  Het formulier 604B dient om een wijziging van activiteit te melden, het 604C een stopzetting. Beide worden ingediend via e604, een boekhouder of een erkend loket.

Onder de vrijstellingsregeling ben je vrijgesteld van de periodieke aangiften, maar de jaarlijkse listing en de vermelding van de vrijstelling op je facturen blijven verplicht. Om de frequentie van de aangiften, de indieningstermijnen en de keuze tussen normaal regime en vrijstelling te sturen, verwijzen we naar onze gids btw voor zelfstandigen in België.

Een btw-nummer controleren en de levenscyclus ervan beheren

Zodra het nummer actief is, kun je de geldigheid ervan controleren, de jouwe zowel als die van je partners. Voor de intracommunautaire handelingen verloopt de controle van een Europees btw-nummer via het VIES-systeem (VAT Information Exchange System) van de Europese Commissie, dat de geldigheid bevestigt en de bijbehorende informatie toont. Je kunt ook een attest verkrijgen via MyMinfin na aanmelding.

Het nummer volgt vervolgens het leven van de onderneming. Een wijziging van activiteit geef je aan met het formulier 604B, een stopzetting met het formulier 604C binnen de maand die volgt op de stopzetting. Bij een stopzetting haalt de administratie het btw-nummer door en informeert ze je via eBox of per aangetekende brief. Aan die doorhaling denken vermijdt dat je aangifteplichtig blijft voor een stopgezette activiteit.

Start je je activiteit in België?

Monsiegesocial regelt je startformaliteiten: adres van maatschappelijke zetel, KBO-inschrijving en btw-inorderstelling, zonder dat je de administraties moet aflopen.

Onze diensten ontdekkenMijn BV oprichten

Verder lezen

• Btw voor zelfstandigen in België: drempels, vrijstelling en verplichtingen, voor het detail van de regimes, de tarieven en de aangiften zodra je nummer geactiveerd is.
• Een BV oprichten in België: de essentiële stappen, als je een vennootschap opricht en KBO-inschrijving en btw-identificatie wil aaneenrijgen.
• De boekhoudkundige verplichtingen van een BV in België en de aftrekbare kosten van een BV, om het beheer te kaderen dat op de btw-activering volgt.