Belangrijkste punten
- Gestructureerde elektronische facturatie is verplicht voor alle B2B-transacties tussen Belgische belastingplichtigen sinds 1 januari 2026, zonder gefaseerde instap naargelang de grootte van de onderneming.
- Pdf-facturen verstuurd per e-mail voldoen niet meer aan de wettelijke vereisten voor B2B-uitwisselingen tussen Belgische ondernemingen.
- Het referentieformaat is UBL 2.1 via het Peppol-netwerk (specificatie Peppol BIS Billing 3.0), omkaderd door de Europese norm EN 16931.
- De tolerantieperiode van het eerste kwartaal 2026 is voorbij: de door het koninklijk besluit van 8 juli 2025 voorziene sancties gelden sinds 1 april 2026.
- Ondernemingen onder de btw-vrijstelling (minder dan 25.000 euro omzet) zijn niet vrijgesteld van de verplichting.
Sinds 1 januari 2026 heeft de elektronische facturatie in België een beslissende stap gezet: alle Belgische btw-plichtige ondernemingen moeten gestructureerde elektronische facturen opstellen en ontvangen voor hun transacties tussen Belgische belastingplichtigen. De wet van 6 februari 2024 (NUMAC 2024001635), bekendgemaakt in het Belgisch Staatsblad op 20 februari 2024, voerde deze verplichting in door een artikel 53, §2bis in het Btw-wetboek in te voegen. De tolerantieperiode toegekend in het eerste kwartaal 2026 eindigde op 1 april 2026: de regels gelden voortaan zonder vangnet. Deze gids maakt de balans op van wat van kracht is.
Elektronische facturatie in België: het wettelijke kader
Artikel 53, §2bis van het Btw-wetboek verplicht elke in België gevestigde belastingplichtige een gestructureerde elektronische factuur op te stellen en te ontvangen voor de leveringen van goederen en de diensten bestemd voor een andere btw-plichtige in België. De verplichting dekt beide richtingen van de uitwisseling: gestructureerde facturen versturen ÉN ze kunnen ontvangen.
Het begrip is precies. Een gestructureerde elektronische factuur is geen loutere pdf: het is een factuur opgesteld, verzonden en ontvangen in een gestructureerd formaat dat automatische verwerking door de boekhoudsoftware mogelijk maakt. Artikel 1, §13 van het Belgische Btw-wetboek (gewijzigd door dezelfde wet van 6 februari 2024) geeft een precieze definitie: "de elektronische factuur die is opgesteld, verzonden en ontvangen in een gestructureerde elektronische vorm die de automatische en elektronische verwerking ervan mogelijk maakt".
België heeft niet gekozen voor een gefaseerde invoering naargelang de grootte van de ondernemingen. De verplichting geldt voor alle in aanmerking komende ondernemingen tegelijk sinds 1 januari 2026, zonder omzet- of personeelsdrempel. Het officiële portaal efactuur.belgium.be wordt door de FOD Financiën onderhouden als referentiepunt voor alle praktische vragen.
De kalender van de verplichting
- 1
1 maart 2024
B2GDe elektronische facturatie wordt verplicht voor B2G-overheidsopdrachten van ten minste 3.000 euro exclusief btw. Federale aankopers eisen ze onder die drempel.
- 2
1 januari 2026
B2B verplichtInwerkingtreding van de B2B-verplichting voor alle Belgische btw-plichtigen, zonder instapfase naargelang de grootte of de sector.
- 3
1 april 2026
SanctiesEinde van de tolerantieperiode van het eerste kwartaal 2026. De sancties van het koninklijk besluit van 8 juli 2025 gelden vanaf die datum.
- 4
1 januari 2028
E-reportingE-reportingverplichting: de gegevens van de B2B-facturen zullen nagenoeg in real time aan de FOD Financiën moeten worden bezorgd via een Peppol-model met vijf hoeken. Einde van de forfaitaire regeling (art. 56 van het Btw-wetboek), waarvan de belastingplichtigen de algemene verplichting vervoegen.
- 5
1 juli 2030
EU ViDAEuropese e-facturatieverplichting voor de intracommunautaire transacties, in het kader van de ViDA-verordening (btw in het digitale tijdperk).
Wie betrokken is en wie vrijgesteld is
De verplichting geldt zodra de leverancier en de klant beide Belgische btw-plichtigen zijn. Dat dekt nagenoeg alle handelsuitwisselingen tussen in België gevestigde vennootschappen en zelfstandigen.
Een vaak miskend punt: de ondernemingen die de basis-btw-vrijstelling gebruiken (jaaromzet lager dan 25.000 euro) zijn niet vrijgesteld. De wet voorziet geen groottedrempel.
| Belgische B2B | B2C | Internationale facturatie | |
|---|---|---|---|
| Gestructureerde factuur verplicht | |||
| Pdf per e-mail aanvaard sinds jan. 2026 | |||
| Papier aanvaard | |||
| Peppol-netwerk vereist |
Verschillende profielen zijn vrijgesteld van de verplichting om gestructureerde facturen te versturen:
- de ondernemingen die uitsluitend vrijgestelde handelingen verrichten krachtens artikel 44 van het Btw-wetboek (gezondheidsberoepen, onderwijs, sommige financiële diensten)
- de niet in België gevestigde belastingplichtigen zonder vaste inrichting, ook al zijn ze in België voor de btw geïdentificeerd
- de belastingplichtigen onder de forfaitaire regeling (art. 56 van het Btw-wetboek), tot de afschaffing van die regeling, gepland uiterlijk op 1 januari 2028
- de belastingplichtigen in faillissement
De profielen die onder artikel 44 vallen en de niet-gevestigden zonder vaste inrichting zijn eveneens vrijgesteld van de verplichting om gestructureerde facturen te ontvangen.
Technisch formaat: Peppol BIS Billing 3.0 en de norm EN 16931
Het koninklijk besluit van 8 juli 2025 (NUMAC 2025005169) preciseert de technische regels. Drie pijlers structureren de verplichting:
- De semantische norm: EN 16931-1 (Europees datamodel voor elektronische facturen) en CEN/TS 16931-2 (syntaxisregels).
- Het syntaxisformaat: UBL 2.1 in zijn variant Peppol BIS Billing 3.0. Die specificatie, CIUS genaamd (Core Invoice Usage Specification), preciseert hoe UBL 2.1 op het Peppol-netwerk te gebruiken en maakt bepaalde velden verplicht die in de basisnorm optioneel zijn.
- Het transmissienetwerk: het Peppol-netwerk, volgens een model met vier hoeken. De uitwisseling gebeurt van leverancier naar klant via hun respectieve toegangspunten, zonder centrale overheidshub voor B2B.
Een alternatief formaat conform EN 16931, zoals de CII (UN/CEFACT Cross Industry Invoice), kan bij akkoord tussen de partijen worden overeengekomen. Maar welke oplossing ook wordt gekozen, elke onderneming moet de technische capaciteit behouden om in het formaat Peppol BIS Billing 3.0 via het Peppol-netwerk te versturen en te ontvangen: het is het niet-onderhandelbare referentieformaat.
De ondernemingen krijgen toegang tot het Peppol-netwerk via een gecertificeerde dienstverlener (facturatiesoftware, ERP, of onlineplatform). De rechtstreekse inschrijving op het netwerk is niet mogelijk: het is de dienstverlener die de aansluiting beheert en de Peppol-identificatie toekent. De FOD BOSA houdt de lijst van gecertificeerde dienstverleners voor België bij.
De sancties van kracht sinds april 2026
De administratieve sancties voor gebrek aan conformiteit worden vastgesteld door het koninklijk besluit van 8 juli 2025 (NUMAC 2025005169). Ze gelden sinds 1 april 2026, na afloop van de tolerantieperiode van het eerste kwartaal.
1e inbreuk
Gebrek aan technische middelen om te versturen of te ontvangen
2e inbreuk
Volgende inbreuken
Deze boetes bestraffen de afwezigheid van technische capaciteit om gestructureerde facturen te versturen of te ontvangen, dat wil zeggen de niet-aansluiting op het Peppol-netwerk. Ze gelden per vastgestelde inbreuk en komen, in voorkomend geval, bovenop de evenredige boetes die al voorzien zijn door artikel 70 van het Btw-wetboek voor inhoudsfouten in de facturen zelf.
Een Peppol-facturatieoplossing inbegrepen bij Monsiegesocial
Bij je eerste domiciliëring krijg je een jaar YouInv gratis: onbeperkte Peppol-facturatie, CRM en opvolging van betalingen inbegrepen (waarde 600 euro excl. btw).
Fiscale steun en praktische stappen
De Belgische wetgever heeft de verplichting begeleid met twee fiscale mechanismen om de kost van de overgang te verlagen.
De aftrek voor digitale investering werd opgetrokken tot 20% voor kmo's en zelfstandigen die software voor elektronische facturatie of aanverwante digitale uitrusting aankopen, vanaf 1 januari 2025. Daarnaast geldt een verhoogde aftrek van 120% voor abonnementen op facturatiesoftware en adviesereolonen verbonden met de e-facturatieconformiteit, voor de belastbare tijdperken 2024 tot 2027: concreet is een uitgave van 1.000 euro aftrekbaar tot 1.200 euro.
Deze maatregelen worden beschreven door de FOD Financiën en de FOD Economie. Voor de aftrekbare kosten in het kader van je BV tellen de kosten van e-facturatiesoftware volledig mee.
Monsiegesocial-klanten genieten eveneens een jaar YouInv gratis bij hun eerste domiciliëring: facturatiesoftware verbonden met het Peppol-netwerk, conform de Belgische B2B-verplichting, met onbeperkte facturatie, CRM en opvolging van betalingen inbegrepen (waarde 600 euro excl. btw).
De inorderstelling verloopt doorgaans in vijf stappen:
Voldoen aan de elektronische facturatie: de sleutelstappen
Je facturatiesoftware nagaan
Kan je boekhoud- of facturatiesoftware UBL/Peppol BIS Billing 3.0-bestanden opstellen? De meeste Belgische uitgevers hebben die conformiteit sinds 2025 geïntegreerd.
Een gecertificeerde Peppol-dienstverlener kiezen
Is je software nog niet verbonden met het Peppol-netwerk, dan sluit een gecertificeerde dienstverlener je aan. Je Peppol-identificatie (0208:[KBO-nummer]) wordt je in deze stap toegekend.
De ontvangst van gestructureerde facturen configureren
Zorg dat je systeem inkomende UBL-facturen automatisch kan ontvangen en verwerken. Deze verplichting geldt ook als je zelf weinig facturen opstelt.
Je handelspartners informeren
Deel je Peppol-identificatie mee aan je leveranciers en klanten zodat de uitwisselingen in beide richtingen kunnen gebeuren.
Je bijzondere gevallen nagaan
B2C-transacties, internationale handelingen, art. 44-handelingen: het portaal efactuur.belgium.be biedt een onlinetool om na te gaan of je bijzondere gevallen onder een vrijstelling vallen.
Verder lezen
- Boekhoudkundige verplichtingen van een BV in België: hoe de elektronische facturatie aansluit bij je verplichtingen inzake het voeren van de boekhouding.
- Btw voor zelfstandigen in België: vrijstelling, drempels en aangiften: het Belgische btw-regime vóór je de gestructureerde facturatie aanpakt.
- Het officiële Belgische portaal: efactuur.belgium.be om je situatie na te gaan en de lijst van gecertificeerde Peppol-dienstverleners te raadplegen.
