Belangrijkste punten
- De wet van 28 november 2022 verplicht een intern meldkanaal voor elke private entiteit met minstens 50 werknemers, en zonder omvangsdrempel voor entiteiten in de financiële sector.
- Entiteiten met 250 werknemers of meer moesten in orde zijn vanaf de inwerkingtreding, op 15 februari 2023; die met 50 tot 249 werknemers hadden tot 17 december 2023.
- De bescherming omvat een ruime kring: werknemers, voormalige werknemers, kandidaten, zelfstandigen, aandeelhouders, bestuurders, vrijwilligers, stagiairs en personen die een melding faciliteren.
- Elke nadelige maatregel tegen een klokkenluider na zijn melding wordt vermoed represaille te zijn, zonder wettelijke tijdslimiet: het is aan de werkgever om het tegendeel te bewijzen.
Een Belgische kmo die de drempel van 50 werknemers overschrijdt, heeft een wettelijke verplichting die vaak over het hoofd wordt gezien: een kanaal organiseren om interne meldingen te ontvangen, en de melder beschermen tegen elke represaillemaatregel. De bescherming van klokkenluiders vloeit voort uit de wet van 28 november 2022, die de Europese richtlijn 2019/1937 omzet in Belgisch recht en sinds 15 februari 2023 geldt voor de private sector. Dit artikel gaat dieper in op wie betrokken is, wat de wet concreet oplegt en volgens welke timing, en wat een onderneming riskeert bij niet-naleving.
Wat de wet van 28 november 2022 bepaalt
De tekst, gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad op 15 december 2022, beschermt elke persoon die een inbreuk op het recht van de Europese Unie of het nationale recht meldt, vastgesteld binnen een private rechtspersoon. Ze zet richtlijn (EU) 2019/1937 van het Europees Parlement en de Raad om, en vult een gelijkwaardige regeling aan die al van toepassing is op de federale overheidssector.
Wie moet een intern meldkanaal organiseren, en sinds wanneer
De verplichting geldt voor elke private rechtspersoon met minstens 50 werknemers, ongeacht de vorm (BV, NV, vzw onder meer). De timing voor naleving maakte onderscheid tussen twee ondernemingsgroottes.
- 1
Inwerkingtreding van de wet
15 februari 2023De wet van 28 november 2022 treedt in werking; entiteiten met 250 werknemers of meer moeten vanaf dan over een operationeel intern kanaal beschikken.
- 2
Termijn voor entiteiten met 50 tot 249 werknemers
17 december 2023Bijkomende termijn die de wet toekent aan middelgrote entiteiten om hun intern kanaal en meldingsprocedure op te zetten.
- 3
Financiële sector: geen bijkomende termijn
15 februari 2023Entiteiten onder toezicht van de FSMA of de Nationale Bank van België, evenals entiteiten die onder de antiwitwaswetgeving vallen, moeten in orde zijn vanaf 15 februari 2023, ongeacht hun omvang.
Wie is beschermd als klokkenluider
De wet hanteert een ruime definitie van de beschermde persoon, niet enkel de werknemer die een feit meldt waarvan hij in zijn eigen dienst getuige was.
Categorieën van beschermde personen
Huidige werknemers
Inclusief statutaire personeelsleden en personeelsleden in de ruime zin van de entiteit.
Voormalige werknemers en sollicitanten
De bescherming geldt als de informatie werd verkregen tijdens de aanwervingsprocedure of een arbeidsrelatie die inmiddels beëindigd is.
Zelfstandigen, aandeelhouders en bestuurders
Zodra zij kennis kregen van de informatie in een professionele context gelinkt aan de entiteit.
Vrijwilligers, stagiairs en onderaannemers
Elke persoon die werkt onder het toezicht en de leiding van de entiteit, al dan niet bezoldigd.
Facilitatoren en personen verbonden met de melder
Een collega of naaste van de melder, zelf blootgesteld aan een risico op represailles, is eveneens beschermd.
De gemeenschappelijke voorwaarde voor al deze categorieën blijft dat de informatie in een professionele context werd verkregen: een extern gerucht zonder band met de activiteit van de entiteit activeert de bescherming niet.
Intern kanaal, extern kanaal, openbaarmaking: de keuze van de klokkenluider
De klokkenluider is niet verplicht om eerst intern te melden voor hij zich tot een externe autoriteit kan wenden: de wet laat hem de keuze van kanaal, afhankelijk van zijn vertrouwen in de interne verwerking van de melding en de aard van de feiten.
| Intern kanaal | Extern kanaal | |
|---|---|---|
| Wie beheert het | een door de entiteit aangewezen beheerder, in volledige onafhankelijkheid | de federale ombudsman standaard, of de bevoegde sectorale autoriteit (FSMA, Nationale Bank van België) |
| Voorafgaande voorwaarde | geen, de keuze van kanaal komt toe aan de klokkenluider | geen, toegankelijk zonder eerst via het interne kanaal te gaan |
| Vertrouwelijkheid van de identiteit | ||
| Ontvangstbevestiging | binnen zeven dagen | binnen zeven dagen |
Openbaarmaking, bijvoorbeeld via de pers, blijft een laatste redmiddel: ze is enkel beschermd als een externe melding zonder gevolg bleef binnen de voorziene termijn, of bij een onmiddellijk en manifest gevaar voor het algemeen belang.
Breng de governance van uw onderneming in overeenstemming
Monsiegesocial begeleidt bestuurders van Belgische kmo's bij de governance- en complianceverplichtingen die gepaard gaan met de groei van hun onderneming.
Bescherming tegen represailles
De kern van de regeling is niet de bestraffing van de onderneming die het voorwerp is van de melding, maar de bescherming van de persoon die ze doet. De wet verbiedt uitdrukkelijk elke nadelige maatregel genomen als reactie op een melding: ontslag, degradatie, opschorting van evaluatie, tuchtmaatregel of uitsluiting, onder meer.
De wet bestraft daarnaast strafrechtelijk het belemmeren of pogen te belemmeren van een melding, het nemen van represailles tegen een beschermde persoon, het instellen van onrechtmatige procedures tegen hem of het schenden van de vertrouwelijkheidsplicht over zijn identiteit. Een kmo heeft er dus baat bij haar meldingsbeheerders op te leiden over dit kader voor het eerste dossier, in plaats van deze verplichtingen te ontdekken naar aanleiding van een geschil.
Wat een kmo concreet moet opzetten
Voordelen
- Een geloofwaardig intern kanaal (speciale lijn, beveiligde mailbox of online tool) wijst een onafhankelijke beheerder aan die de ontvangst van de melding bevestigt en de opvolging ervan verzekert.
- Een schriftelijke procedure die aan het personeel wordt meegedeeld, voorkomt improvisatie op de dag dat er effectief een melding binnenkomt.
Nadelen
- Het ontbreken van een geformaliseerde procedure belet een werknemer niet om rechtstreeks extern te melden, wat de onderneming de kans ontneemt om de kwestie eerst intern te behandelen.
- Een slecht beschermd kanaal, waarbij de identiteit van de melder verder circuleert dan de aangewezen beheerder, stelt de onderneming bloot aan het strafrechtelijke luik van de wet, ongeacht de gegrondheid van de melding.
