Belangrijkste punten
- Gestructureerde elektronische facturatie via Peppol wordt verplicht voor binnenlandse B2B-transacties vanaf 1 januari 2026.
- Een pdf-factuur verstuurd per e-mail of op papier zal geen conforme factuur meer zijn tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen.
- Alleen de formaten Peppol BIS en de Europese norm EN 16931 zullen worden aanvaard voor gestructureerde facturen.
- De verplichting steunt op de wet van 6 februari 2024 en het koninklijk besluit van 8 juli 2025, waarbij het Europese ViDA-kader slechts de bredere context is.
- Aansluiten op Peppol veronderstelt compatibele software en een gecertificeerd toegangspunt gekoppeld aan je btw-nummer.
De Peppol elektronische facturatie in België houdt op een optie te zijn en wordt een regel: vanaf 1 januari 2026 moeten facturen tussen btw-plichtige ondernemingen worden opgesteld en ontvangen als gestructureerde elektronische facturen, via het Peppol-netwerk. De pdf-factuur verstuurd per e-mail, lang beschouwd als een elektronische factuur, zal niet meer volstaan in de binnenlandse B2B-context. Deze gids legt uit wat Peppol is, wie betrokken is bij de verplichting, welke formaten geldig blijven en hoe je je onderneming voorbereidt zonder de deadline af te wachten.
Peppol en de B2B elektronische facturatie in België
Peppol, voor Pan-European Public Procurement Online, is een gestandaardiseerd internationaal netwerk waarmee ondernemingen en administraties handelsdocumenten op beveiligde wijze kunnen uitwisselen. Het principe is dat van een digitaal postnetwerk: je factuur vertrekt vanuit je toegangspunt, gaat door het netwerk, en komt vervolgens aan bij het toegangspunt van je klant, zonder verzending van e-mail of pdf.
Het fundamentele verschil zit niet in de drager maar in de structuur. Een Peppol-factuur is een gestructureerd gegevensbestand (van het type XML) dat de boekhoudsoftware van de bestemmeling automatisch leest en verwerkt, zonder herinvoer. Dat is wat een echte elektronische factuur onderscheidt van een pdf, die een beeld blijft dat je met het oog moet lezen en met de hand moet encoderen.
De deadline van 1 januari 2026 en de kalender
De B2B-verplichting komt niet uit het niets. De gestructureerde elektronische facturatie is al de norm voor een groot deel van de Belgische overheidsopdrachten. De uitbreiding naar binnenlandse B2B steunt op een precieze Belgische rechtsgrond: de wet van 6 februari 2024 (bekendgemaakt in het Belgisch Staatsblad op 20 februari 2024), die het Btw-wetboek wijzigt, aangevuld door het koninklijk besluit van 8 juli 2025. Die nationale verplichting werd mogelijk gemaakt door een uitvoeringsbesluit van de Raad van de Europese Unie dat België machtigt de elektronische facturatie op te leggen. De officiële modaliteiten worden bekendgemaakt op het federale portaal efactuur.belgium.be.
Het Europese ViDA-kader (VAT in the Digital Age) is de bredere achtergrond: formeel aangenomen in maart 2025, oriënteert het alle lidstaten naar de elektronische facturatie, maar het luik van grensoverschrijdende digitale aangifte wordt pas vanaf 2030 verplicht. Je mag het dus niet verwarren met de trigger van de Belgische verplichting van 2026.
- 1
Overheidsopdrachten
Sinds 2022De elektronische facturatie via Peppol wordt geleidelijk opgelegd aan de leveranciers van de Belgische overheden, ruim vóór de uitbreiding naar de privésector.
- 2
Belgische rechtsgrond
2024-2025De wet van 6 februari 2024, en vervolgens het koninklijk besluit van 8 juli 2025, voeren de verplichting van gestructureerde elektronische facturatie in voor binnenlandse B2B-transacties.
- 3
Binnenlandse B2B-verplichting
1 januari 2026Facturen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen moeten in het gestructureerde formaat via Peppol worden opgesteld en ontvangen.
- 4
ViDA digitale aangifte
Vanaf 2030Het luik van grensoverschrijdende digitale aangifte van het Europese VAT-in-the-Digital-Age-kader wordt op zijn beurt verplicht.
Concreet moet vanaf die deadline een Belgische onderneming die een andere Belgische onderneming factureert, langs een gestructureerde factuur gaan. Een papieren factuur of een pdf zal in dat kader niet meer conform zijn, met de risico's die dat op administratief en fiscaal vlak meebrengt.
Welke ondernemingen betrokken zijn
De verplichting geldt niet zonder onderscheid voor iedereen. Ze beoogt in de eerste plaats de economische actoren verbonden met het Belgische btw-systeem, voor de handelingen die ze onderling op het grondgebied verrichten.
Betrokken bij de B2B-verplichting
De in België gevestigde btw-plichtigen
Vennootschappen (BV, NV, coöperatieve vennootschap) en zelfstandige natuurlijke personen, zodra ze btw-plichtig zijn.
De Belgische inrichtingen van buitenlandse entiteiten
Wanneer ze een Belgisch btw-nummer hebben voor hun handelingen op het grondgebied.
De leden van een Belgische btw-eenheid
De entiteiten gegroepeerd binnen een Belgische btw-eenheid vallen binnen het toepassingsgebied van de verplichting.
Het toepassingsgebied betreft de binnenlandse B2B-relaties. Facturen naar particulieren (B2C) en bepaalde grensoverschrijdende handelingen volgen een aparte logica, die niet door dezelfde deadline wordt geregeld.
Pdf-factuur of gestructureerde elektronische factuur
De overstap naar Peppol herdefinieert wat een aanvaardbare factuur is tussen ondernemingen. De onderstaande tabel vat samen wat verandert.
| Pdf- of papieren factuur | Gestructureerde Peppol-factuur | |
|---|---|---|
| Conform in B2B na 2026 | ||
| Machineleesbaar formaat | ||
| Automatische verwerking zonder herinvoer | ||
| Verzending via het Peppol-netwerk | ||
| Conform de norm EN 16931 |
Voor ondernemingen die hun facturen nog in Word of Excel opstellen, wordt de overstap naar Peppol-compatibele facturatiesoftware onmisbaar. Het gaat er niet enkel om in het juiste formaat te versturen, maar ook om de gestructureerde facturen van je leveranciers te kunnen ontvangen en in je boekhouding te integreren.
De fiscale prikkels om je uit te rusten
De overstap naar Peppol vertegenwoordigt een kost (software, toegangspunt, parametrering), maar de Staat begeleidt de overgang met fiscale maatregelen. De idee is duidelijk: een verplichting omvormen tot een afgeschreven investering.
Europese norm
Referentie van de aanvaarde gestructureerde elektronische facturen
verhoogde aftrek
Software- en advieskosten van kmo's en zelfstandigen, belastbare tijdperken 2024 tot 2027
inwerkingtreding
Verplichting voor binnenlandse B2B-transacties
Concreet genieten kmo's en zelfstandigen een verhoogde kostenaftrek van 120% op de abonnementen op facturatiesoftware en de advieskosten verbonden met de elektronische facturatie, voor de belastbare tijdperken 2024 tot 2027. Daar komt de aftrek voor digitale investering bij, opgetrokken tot 20% sinds 1 januari 2025. Die uitrustingskosten passen in de logica van de aftrekbare beroepskosten. Om te begrijpen hoe die kosten aansluiten bij de rest van je boekhouding, zie onze gids over de aftrekbare kosten in een BV. Naast het fiscale aspect vermindert de gestructureerde factuur de encoderingsfouten, versnelt ze de betalingstermijnen en beperkt ze de blootstelling aan btw-fraude.
Je onderneming voorbereiden op Peppol
De voorbereiding is minder zwaar dan ze lijkt, op voorwaarde dat je ze niet uitstelt tot het laatste kwartaal. Drie werven structureren de inorderstelling: de software, het toegangspunt en de partners.
Ga eerst na of je facturatiesoftware al Peppol-compatibel is en of ze zowel het versturen als het ontvangen van gestructureerde facturen mogelijk maakt. Kies vervolgens een gecertificeerd toegangspunt: het is dat wat je onderneming met het netwerk verbindt en je een Peppol-identificatie toekent, doorgaans opgebouwd op je btw-nummer. Informeer ten slotte je klanten en leveranciers over je overstap naar Peppol, want een uitwisseling is enkel mogelijk als beide partijen op het netwerk zijn aangesloten. Een test op ware grootte, met een reële verzending en ontvangst, is meer waard dan een blinde omschakeling op de dag van de deadline.
Breng je onderneming in regel vóór 2026
Monsiegesocial begeleidt je op het administratieve en boekhoudkundige luik van je vennootschap, van het adres van maatschappelijke zetel tot de inorderstelling.
Verder lezen
- Boekhoudkundige verplichtingen van een BV in België, om de elektronische facturatie te situeren binnen het geheel van je verplichtingen inzake het voeren van de boekhouding.
- Btw voor zelfstandigen in België: drempels en verplichtingen, als je eerst je situatie inzake de btw wil verduidelijken, die bepaalt of de Peppol-verplichting je betreft.
- Het officiële portaal efactuur.belgium.be van de federale overheid en de mededelingen van de FOD Economie beschrijven de modaliteiten en de lijst van conforme software.
