À retenir
- Depuis le CSA, les anciens « gérants » de SRL portent le nom légal d'administrateurs ; le conseil d'administration n'existe comme organe collégial que si les statuts l'organisent explicitement (art. 5:70 CSA).
- Le procès-verbal doit identifier les administrateurs présents, résumer les délibérations et consigner chaque décision prise, avec une attention particulière aux déclarations de conflit d'intérêts (art. 5:76 CSA).
- Une décision peut être prise par écrit sans réunion physique, mais seulement à l'unanimité des administrateurs du collège (art. 5:75 CSA).
- Le procès-verbal n'est en principe pas publié : il reste un document interne, conservé dans un registre, sauf pour les décisions elles-mêmes soumises à publicité (nomination, cessation de mandat).
- En cas de litige, c'est le procès-verbal qui prouve le respect de la procédure légale : son absence ou son imprécision affaiblit la défense de la société et de ses administrateurs.
Un administrateur de SRL belge qui néglige la tenue des procès-verbaux découvre souvent le problème au pire moment : un contrôle fiscal qui conteste une rémunération, un associé qui conteste une décision, ou un litige qui exige de prouver qu'une procédure de conflit d'intérêts a bien été suivie. Le procès-verbal du conseil d'administration d'une SRL est pourtant encadré avec précision par le Code des sociétés et des associations (CSA), entré en vigueur le 1er mai 2019 pour les nouvelles sociétés et le 1er janvier 2020 pour les sociétés préexistantes. Ce guide détaille ce que ce document doit contenir, qui le signe et quelle valeur il a devant un tiers ou un juge.
De "gérant" à "administrateur" : qui siège au conseil d'administration d'une SRL
Le CSA a changé la terminologie de la SRL : l'organe qui gérait autrefois la société sous le nom de "gérance" porte désormais le nom légal d'organe d'administration, et ses membres sont des administrateurs (art. 5:70 CSA). Les statuts déterminent le mode de gestion retenu parmi trois régimes possibles : un administrateur unique, plusieurs administrateurs disposant chacun d'un pouvoir individuel concurrent, ou un organe d'administration collégial, couramment appelé "conseil d'administration" par assimilation à la société anonyme, bien que le CSA ne lui donne pas formellement ce nom pour la SRL.
C'est uniquement dans ce troisième cas, lorsque les statuts organisent expressément la collégialité, que les administrateurs délibèrent en réunion et que le formalisme du procès-verbal prend tout son sens : il consigne ce qui s'est dit et décidé lors d'une réunion à laquelle plusieurs personnes participent.
Ce que le procès-verbal doit obligatoirement contenir
Le CSA n'impose pas un formulaire type, mais la pratique et les obligations légales connexes (notamment en matière de conflit d'intérêts) dessinent un contenu minimal que les statuts complètent généralement.
Éléments à faire figurer dans chaque procès-verbal
Date, heure et lieu de la réunion
Ou les modalités de participation à distance si la réunion se tient par visioconférence, lorsque les statuts l'autorisent.
Identité des administrateurs présents, représentés ou absents
Nécessaire pour vérifier que le quorum statutaire, s'il en existe un, est atteint.
Résumé des délibérations
Les points abordés et les arguments échangés, dans une mesure suffisante pour reconstituer le raisonnement suivi en cas de contrôle ultérieur.
Le texte précis de chaque décision prise
Formulé sans ambiguïté, notamment pour les décisions de délégation de pouvoirs ou de gestion journalière (art. 5:79 CSA).
Les déclarations de conflit d'intérêts
La nature de l'intérêt opposé déclaré par un administrateur et sa justification doivent figurer au procès-verbal de la réunion des autres administrateurs (art. 5:76 CSA).
La signature du président, et des autres administrateurs qui le souhaitent
Règle par défaut de l'art. 5:75 CSA ; les copies remises à des tiers doivent être signées par un administrateur disposant du pouvoir de représentation.
Le cas particulier du conflit d'intérêts
Le régime des conflits d'intérêts de la SRL (art. 5:76 et 5:77 CSA) s'applique depuis le 1er janvier 2020 à toutes les SRL, qu'elles aient ou non adapté leurs statuts au CSA à cette date. Au-delà de la déclaration consignée au procès-verbal, l'article 5:77 CSA impose, dès qu'une décision ou une opération tombe sous le coup de l'article 5:76 (aucun seuil de montant n'intervient), qu'un rapport décrive la nature de cette décision et ses conséquences patrimoniales pour la société. Ce rapport doit être repris dans le rapport de gestion de la société lorsque celle-ci y est tenue, ou déposé avec les comptes annuels, et communiqué au commissaire si la société en a désigné un.
Le non-respect de cette procédure n'est pas une simple irrégularité formelle : l'art. 5:77, §2 CSA permet à la société de demander la nullité de la décision ou de l'opération conclue en violation de la règle, si l'autre partie avait ou devait avoir connaissance de cette violation, sans préjudice des droits propres que les art. 2:44 et 2:46 CSA réservent à certaines personnes. L'administrateur concerné reste par ailleurs personnellement et solidairement responsable, envers la société comme envers les tiers, du préjudice qui en résulterait (art. 5:78 CSA).
Décider sans réunion physique : la procédure écrite
Le CSA permet à l'organe d'administration collégial de prendre une décision sans se réunir physiquement, par voie de décision écrite, à condition que tous les administrateurs du collège marquent leur accord sur le texte de la décision (art. 5:75 CSA). Le texte de l'article ne subordonne cette procédure à aucun caractère d'urgence.
| Réunion physique ou à distance | Décision écrite (art. 5:75 CSA) | |
|---|---|---|
| Condition de majorité | Majorité des voix exprimées, sauf règle statutaire différente | Unanimité de tous les administrateurs du collège |
| Condition d'urgence | ||
| Procès-verbal requis | ||
| Utilisable si un administrateur refuse | Sans objet |
Si un seul administrateur du collège s'oppose à la procédure écrite ou refuse de se prononcer, la décision écrite ne peut pas aboutir : une réunion doit être organisée selon les modalités statutaires habituelles.
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Conservation et valeur probante du procès-verbal
Le procès-verbal d'une réunion de l'organe d'administration n'est, en principe, pas publié au Moniteur belge : c'est un document interne, à conserver dans un registre accessible aux administrateurs et, le cas échéant, au commissaire. Seules les décisions elles-mêmes soumises à publicité légale, comme la nomination ou la cessation de mandat d'un administrateur, font l'objet d'un dépôt au greffe du tribunal de l'entreprise compétent (via notaire ou guichet d'entreprises) et d'une publication aux annexes du Moniteur belge, avec mise à jour corrélative du dossier de la société à la Banque-Carrefour des Entreprises, indépendamment du procès-verbal qui a acté la décision.
C'est précisément ce caractère interne qui fait du procès-verbal le document de référence en cas de contestation : il prouve qui a décidé quoi, à quelle date, et dans quelles conditions. Un contrôle fiscal qui remet en cause la déductibilité d'une rémunération d'administrateur, un associé qui conteste la régularité d'une délégation de gestion journalière, ou un tiers qui invoque le non-respect de la procédure de conflit d'intérêts : dans chacun de ces cas, l'absence de procès-verbal, ou son imprécision, prive la société et ses administrateurs du moyen de preuve le plus direct de leur bonne gouvernance.
Pour aller plus loin
- Assemblée générale d'une SRL : règles et formalités : les règles de convocation, de quorum et de procès-verbal propres à l'organe souverain de la SRL, à distinguer de celles de l'organe d'administration
- Responsabilité du gérant d'une SRL en Belgique : les conséquences d'une faute de gestion pour l'administrateur qui néglige ses obligations de gouvernance
- Code des sociétés et des associations : texte de référence du droit des sociétés belge, consultable via le portail du SPF Économie
