Obligations comptables d'une SRL : guide complet 2026

À retenir

• Toute SRL est soumise à la comptabilité ordinaire en partie double : livre-journal, grand livre et livre d'inventaire, quelle que soit sa taille.
• Trois catégories déterminent le schéma de dépôt : micro-société (art. 1:25 CSA), petite société (art. 1:24 CSA) et grande société, avec des seuils relevés au 1er janvier 2024.
• Les comptes annuels doivent être approuvés par l'AGO dans les six mois suivant la clôture, puis déposés à la BNB dans les sept mois (art. 3:10 CSA).
• Les pièces comptables doivent être conservées sept ans (CDE) et dix ans pour les documents fiscaux (CIR 1992 et CTVA) depuis le 1er janvier 2023.
• Un dépôt tardif à la BNB entraîne une majoration tarifaire : jusqu'à 453 euros pour les petites SRL et 1 510 euros pour les grandes en 2026.

Tenir la comptabilité d'une SRL n'est pas une formalité administrative facultative : c'est une obligation légale dont le non-respect peut entraîner des sanctions financières, voire la dissolution judiciaire de la société. Les obligations comptables d'une SRL sont encadrées par deux corps de règles principaux : le Code de droit économique (CDE, Livre III) pour la tenue quotidienne des livres, et le Code des sociétés et des associations (CSA) pour l'établissement, la présentation et le dépôt des comptes annuels.

La loi du 28 mars 2024 a relevé les seuils de classification des sociétés pour la première fois depuis 2016, transposant la directive européenne déléguée 2023/2775. Certaines SRL jusque-là considérées comme grandes peuvent désormais basculer en petite société ou même en micro-société, avec des obligations allégées à la clé.

Les trois catégories de SRL et leur régime comptable

La taille de la société détermine le schéma de comptes annuels à déposer à la Banque nationale de Belgique et l'obligation ou non de désigner un commissaire. Le CSA distingue trois catégories définies aux articles 1:24 et 1:25, applicables aux exercices ouverts à partir du 1er janvier 2024.

	Microsociété	Petite société	Grande société
Travailleurs (moy. annuelle)	≤ 10 ETP	≤ 50 ETP	> 50 ETP (2 critères)
Chiffre d'affaires net HTVA	≤ 900 000 €	≤ 11 250 000 €	> 11 250 000 €
Total du bilan	≤ 450 000 €	≤ 6 000 000 €	> 6 000 000 €
Schéma de dépôt BNB	Microschéma	Schéma abrégé	Schéma complet
Commissaire obligatoire
Rapport de gestion

La règle mérite d'être précisée : une société peut dépasser un des trois critères et rester dans la catégorie correspondante. Une SRL avec 8 travailleurs, 1,3 million d'euros de chiffre d'affaires et 380 000 euros de total bilan est micro-société (un seul critère, le chiffre d'affaires, dépasse le seuil). Si elle en dépasse deux, elle passe en petite société. La micro-société est un sous-ensemble de la petite société et ne peut pas faire partie d'un groupe (ni filiale ni société mère).

Pour une SRL domiciliée qui démarche nos services d'accompagnement, la vérification annuelle des seuils fait partie des réflexes à adopter dès la clôture.

Les livres comptables obligatoires

Quelle que soit sa taille, toute SRL est tenue à la comptabilité ordinaire en partie double (art. III.84 CDE). Trois livres légaux forment le socle minimum. Ils doivent être conservés dans leur forme originale (art. III.88 CDE).

Le livre-journal enregistre chronologiquement toutes les opérations de la société : date, description, montants débités et crédités. Lorsque le volume des transactions le justifie, il peut être remplacé par des journaux auxiliaires sectoriels (achats, ventes, caisse, banque), à condition de tenir un journal centralisateur.

Le grand livre (ou livre central) regroupe les mêmes écritures par compte : chaque rubrique comptable y apparaît avec son solde cumulé, ce qui permet de suivre l'évolution patrimoniale et financière tout au long de l'exercice.

Le livre d'inventaire récapitule à chaque clôture les actifs, les passifs et les engagements hors bilan de la société. Il sert de base à l'établissement du bilan annuel.

Ces trois livres peuvent être tenus sous format numérique, à condition que le système garantisse l'intégrité et l'immuabilité des enregistrements. Un logiciel de comptabilité certifié répond à cette exigence dans la pratique.

Conservation des documents. Le Code de droit économique impose de conserver les livres légaux et les pièces justificatives sept ans à partir du 1er janvier suivant la clôture de l'exercice auxquels ils se rapportent (art. III.86 et III.88 CDE). Depuis le 1er janvier 2023, la loi fiscale porte ce délai à dix ans pour les documents nécessaires à la détermination des revenus imposables (art. 315 CIR 1992) et pour les pièces TVA (art. 60 CTVA), en vertu de la loi du 20 novembre 2022. Conserver l'ensemble des documents pendant dix ans évite toute discussion lors d'un contrôle.

Comptes annuels : composition selon la taille

À la clôture de chaque exercice, la SRL établit ses comptes annuels. Leur contenu exact dépend du schéma applicable, mais le bilan, le compte de résultats et les annexes sont communs à tous les modèles. La densité des annexes varie : le microschéma impose des informations minimales, le schéma complet requiert des notes détaillées sur chaque poste significatif.

Documents à déposer à la BNB selon la taille

• Bilan

  Obligatoire pour toutes les SRL. Présentation condensée en micro et abrégé, complète en schéma entier.

• Compte de résultats

  Obligatoire pour toutes les SRL. Version simplifiée en micro et abrégé, détaillée en schéma complet.

• Annexes

  Obligatoires pour toutes les SRL. Minimales en microschéma, complètes avec notes explicatives en schéma entier.

• Rapport de gestion

  Grandes sociétés uniquement. Présente l'évolution des activités, les risques significatifs et les informations sur les dividendes. Petites SRL et micro-sociétés en sont dispensées.

• Rapport du commissaire

  Obligatoire pour les grandes SRL et celles tenues de désigner un commissaire (réviseur d'entreprises agréé).

• Bilan social

  Sociétés occupant en moyenne vingt travailleurs ou plus au cours de l'exercice. Récapitule les postes créés, les formations et les départs.

Pour la grande majorité des SRL créées en Belgique, qui restent des petites sociétés, la liste se limite aux trois premiers documents : bilan, compte de résultats et annexes. Cela simplifie considérablement la charge administrative par rapport à une grande société cotée.

Calendrier et dépôt à la Banque nationale de Belgique

Après approbation par l'assemblée générale, les comptes annuels doivent être déposés à la Centrale des bilans de la Banque nationale de Belgique. Le dépôt électronique est obligatoire depuis le 1er janvier 2020 : le format XBRL (données structurées) est privilégié, le PDF reste accepté.

1. 1

   Clôture de l'exercice comptable

   31 décembre

   Arrêt des comptes. Pour une SRL à exercice civil, la clôture intervient le 31 décembre.

2. 2

   Approbation par l'assemblée générale ordinaire

   Au plus tard le 30 juin

   Les gérants convoquent l'AGO, présentent les comptes annuels et les soumettent au vote d'approbation. Délai légal : six mois après la clôture de l'exercice.

3. 3

   Dépôt à la Banque nationale de Belgique

   Au plus tard le 31 juillet

   Les comptes approuvés sont déposés à la Centrale des bilans. Délai : trente jours après l'approbation et au plus tard sept mois après la clôture (art. 3:10 CSA).

Ce calendrier vaut pour une SRL dont l'exercice coïncide avec l'année civile. Les sociétés dont l'exercice se clôture à une autre date décalent simplement les délais en partant du même principe : six mois pour l'AG, sept mois au total pour la BNB.

Les tarifs sont indexés chaque année au 1er janvier sur la base de l'indice des prix à la consommation. Le format XBRL est systématiquement moins onéreux que le PDF. Les données publiées ci-dessus sont les tarifs officiels de la Banque nationale de Belgique valables à partir du 1er janvier 2026.

Pénalités et conséquences d'un dépôt tardif

Un dépôt au-delà du délai légal de sept mois entraîne une majoration tarifaire, calculée à partir du premier jour du neuvième mois suivant la clôture de l'exercice. Pour les SRL relevant du microschéma ou du schéma abrégé, la majoration 2026 s'élève à 151 euros dès le neuvième mois, 227 euros du dixième au douzième mois, et 453 euros à partir du treizième mois. Pour les grandes SRL (schéma complet), ces montants atteignent respectivement 504 euros, 755 euros et 1 510 euros.

Au-delà de la majoration financière, une absence persistante de dépôt sur plusieurs exercices consécutifs expose la société à une dissolution judiciaire initiée par la Banque-Carrefour des Entreprises. Cette procédure peut se traduire par le blocage des comptes bancaires professionnels et la radiation de l'entreprise.

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